Выбираем программное обеспечение учета для общепита

Обзор популярных программ для автоматизации общепита

Ускорить работу кухни, снизить количество ошибок официантов, настроить доставку, облегчить планирование закупок — это лишь несколько задач, которые может решить программа для автоматизации общепита. На рынке представлен не один десяток решений, среди них есть лидеры и аутсайдеры, универсальные и узкоспециализированные программы. Мы сделаем обзор самых популярных: расскажем, что могут программы для автоматизации кафе, кофейни, бара, ресторана и скорости их внедрения.

iiko

Программа разработана в России с учётом особенностей рынка. iiko универсальна: её используют в любых заведениях, от сетевых фастфудов, ресторанов и кафе до столовых на предприятии, баров, кофеен и точек, которые работают только на доставку (dark kitchen). Программа может масштабироваться, так как iiko — модульная система, предприниматель может подключать дополнительные функции к основному пакету. Более 69000 заведений используют iiko.

Что можно делать с iiko:

• Контролировать заказы на всех этапах: от приёма заказа у столика/кассира/через терминал до выдачи гостю.
• Планировать закупки и управлять складом: проводить инвентаризацию, списывать товары, учитывать остатки.
• Управлять работой кухни: в программе можно вести техкарты блюд, устанавливать цены, выстраивать очередность выполнения заказов, контролировать качество исполнения.
• Учитывать финансы: предприниматель будет видеть всё движение средств, планировать бюджет, смотреть отчётность по выручке. Кстати, iiko можно интегрировать с 1С.
• Контролировать работу сотрудников. В программе можно вести график работы персонала, учитывать отработанные часы, ставить задачи и следить за их выполнением.
• Подключаться к сторонним сервисам: службам доставки, учётным системам, CRM.
• Запустить свой сайт доставки и принимать заказы.
• Подключить терминалы самообслуживания, систему электронной очереди (особенно актуально для фастфуда).
• ПО соответствует требованиям законодательства и поддерживает работу с ЕГАИС и Честный Знак.

С помощью iiko можно получать аналитические данные о работе заведения или сети. Предприниматель сможет видеть важные показатели: средний чек, выручка, популярностью блюд. Все данные собираются в режиме онлайн. А ещё у программы есть мобильное приложение для официантов, чтобы принимать заказ у гостей и приложение для руководителей, где отображаются ключевые параметры работы заведения: выручка, средний чек, прибыль, лучший зал, лучший официант и другие.

R-Keeper

Одно из известных ПО для автоматизации общепита: оно появилось более 30 лет назад. Подходит для работы в кафе и ресторанах любого масштаба, включая сетевые предприятия.

Что можно делать с R-Keeper:

• Управлять заказами на всех уровнях: от приёма до расчёта с гостем.
• Вести учёт закупок, стоимости ингредиентов, составлять накладные, отправлять отчёты в контролирующие системы (например, ЕГАИС и Меркурий)
• Вести внутренний документооборот и контролировать финансы
• Организовывать доставку
• Видеть аналитику по заданным параметрам
• Учитывать часы работы сотрудников, определять лидеров и аутсайдеров

Есть приложение для официантов, через которые сотрудник может принимать заказы и передавать их на кухню. Среди недостатков программы многие пользователи упоминают сложный интерфейс, в котором непросто разобраться тем, кто раньше не работал с r-Keeper.

SabyPresto (СБИС Presto)

Ещё одно отечественное решение для автоматизации работы ресторанного бизнеса. От конкурентов отличается тем, что есть мобильное приложение не только для официантов, но и для поваров, модуль видеонаблюдения, а также готовый каталог блюд и CRM-системой собственной разработки.

Что можно делать с SabyPresto:

• Вести складской учёт: проводить инвентаризацию, автоматически формировать список закупок
• Оформлять технологические карты блюд с помощью каталога
• Настроить доставку через создание собственного сайта-каталога или интеграцию с агрегаторами
• Отправлять отчёты в контролирующие органы (через системы Меркурий, ЕГАИС, Честный знак)
• Анализировать продажи, находить проблемные места и запускать маркетинговые акции
• Контролировать финансы и получать аналитику по различным показателям
• Управлять персоналом, вести график смен, фиксировать отработанные часы, учитывать KPI сотрудников

Quick Resto

Эта программа универсальна: её можно использовать в любом заведении общественного питания, в том числе в фудтраках, пекарнях и фастфуде. Среди её сильных сторон — управленческий учёт, который позволяет руководителю контролировать исполнение задач.

Что можно делать с Quick Resto

• Управлять складом: вести закупки, проводить инвентаризацию, оформлять списания
• Вести техкарты и автоматически рассчитывать себестоимость
• Получать статистику и отчёты через виджеты на главном экране
• Отправлять отчёты в контролирующие органы через ЕГАИС, Честный знак, Меркурий
• Настраивать программу лояльности и доставку
• Рассчитывать зарплату, вести рабочие графики сотрудников

У Quick Resto есть мобильное приложение не только для сотрудников (официантов и управленцев), но и для гостей: с его помощью они могут сами формировать свой заказ в зале или на доставку, оставлять отзывы, видеть накопленные баллы в программе лояльности и ранее сделанные заказы.

Yuma POS

Программа помогает настроить и автоматизировать процессы в заведениях общепита разного формата и направленности. Это одна из самых сильных сторон решения: можно самостоятельно адаптировать программу под требования своего бизнеса. Предприниматель подключает те модули экосистемы, которые нужны ему для автоматизации процессов.

Что можно делать с Yuma POS:

• Принимать заказы в зале и на доставку, контролировать их исполнение
• Управлять складом и планировать закупки
• Настраивать технологические карты блюд
• Управлять персоналом и финансами, рассчитывать зарплату и учитывать рабочие часы
• Получать статистику о работе и отчёты
• Отправлять отчёты в ЕГАИС, систему маркировки и Меркурий
• Конструировать маркетинговые акции

У Yuma POS есть отдельные приложения для поваров, официантов и гостей. Директор может подключить к личному кабинету через смартфон или компьютер. Также программа позволяет создать свой сайт-каталог для подключения доставки.

Fusion POS

Не самое известное отечественное решение для автоматизации общепита: его часто путают с проектом с таким же названием и функциональностью из Великобритании. Позволяет настроить процессы в кофейнях, ресторанах, фастфуде и других форматах заведений общественного питания.

Что можно делать с Fusion POS:

• Настраивать номенклатуру
• Управлять складом и проводить инвентаризацию
• Принимать заказы гостей и следить за их исполнением
• Подключать программу лояльности, отправлять отчёты в ЕГАИС и другие органы
• Получать аналитику и отчёты о работе заведения общепита
• Учитывать KPI сотрудников и рассчитывать зарплату

У решения есть мобильное приложение для официантов и директора: первый может принимать заказы в зале и отправлять их на кухню, а второй — подключаться к личному кабинету и видеть все важные показатели.

Другие программы: Restik, Трактиръ, Paloma 365

Количество программ для автоматизации кафе на российском рынке весьма внушительное: часто появляются новички и стартап-проекты. Расскажем о нескольких решениях, которые нашли свою нишу на рынке.

Трактиръ — разработка российской компании “СофтБаланс”. Она позволяет управлять запасами на складе, контролировать работу персонала, синхронизировать кухню и зал, работать с номенклатурой, получать данные аналитики. Главный недостаток программы в том, что каждый модуль нужно покупать отдельно: для работы с алкоголем, для официантов, сети кафе и прочего.

Paloma 365 — бюджетное облачное решение для небольших точек общепита. С помощью программы можно управлять складом, получать данные о продажах, учитывать рабочее время сотрудников и рассчитывать зарплату, поддерживать программу лояльности. Можно загрузить приложение на смартфон, чтобы получить доступ в любое время.

Restik — это облачное ПО для автоматизации ресторанного бизнеса. Программа помогает управлять складом, персоналом, кухней и залом, а также анализировать продажи. С её помощью можно запустить сайт для доставки с автоматическим приемом заказов. Также есть приложение для официантов.

Как выбрать программное обеспечение?

Несмотря на то, что на рынке множество различных программ для автоматизации кафе, идеальной и подходящей абсолютно всем среди них нет, так как каждое заведение уникально и имеет свои бизнес-задачи. Это главный критерий при выборе ПО для автоматизации: нужно выяснить, насколько решение гибкое и может подстроиться под ваши требования. Лучше, если это будет модульная программа: можно самостоятельно выбрать, какие модули подключать в первую очередь и не переплачивать за те функции, которыми вы не пользуетесь. Такой формат хорош и при масштабировании бизнеса: например, не придётся менять ПО, если решите открыть несколько дополнительных точек и объединить их в сеть — достаточно подключить новые возможности тарифа.

Хороший показатель удобства программного обеспечения — отзывы тех, кто давно применяет его на практике. Почитайте, что пишут те, кто уже установил приглянувшееся вам ПО, с какими проблемами столкнулся и какие слабые стороны обнаружил. Это поможет избежать ошибок и принять верное решение.

Вот ещё несколько параметров, на какие стоит обратить внимание при выборе программного обеспечения для автоматизации кафе, ресторана, столовой, пекарни или фастфуда:

• Наличие пробного периода (обычно это от 14 до 30 дней бесплатного доступа). Вы сможете оценить функционал программы и понять, подходит ли она вашему бизнесу. Например, в iiko можно подключиться бесплатно к тарифу free на 3 месяца, чтобы оценить функционал бэкофиса.
• Возможность интеграций со службами доставки (например, Яндекс.Еда), учётным или складским ПО, CRM и другими сторонними сервисами.
• Дружелюбность интерфейса. Чем проще и интуитивно понятнее интерфейс, тем быстрее вы в нём разберетесь и меньше времени потратите на обучение персонала.
• Наличие мобильных приложений. Удобно, если хотите держать руку на пульсе своего бизнеса. А приложения для официантов позволят ускорить обслуживание.
• Служба поддержки и гарантии. Уточните, как компания-разработчик помогает клиентам решать проблемы и на условиях.
• Гибкая тарификация и масштабируемость. Важно, если планируете постепенно расширяться и использовать новые функции программы.

Среди комплексных решений для автоматизации общепита iiko занимает ведущую позицию на российском рынке. ГК "Визард" сотрудничает с iiko как официальный партнер. Это решение отличается современным подходом, постоянным развитием, широким набором функций и интуитивно понятным интерфейсом, что делает его использование максимально удобным для всех пользователей. Если хотите узнать, сколько стоит установить систему iiko для вашего бизнеса или какие условия подписки, оставьте заявку на нашем сайте. Наш специалист свяжется с вами, чтобы обсудить, как мы можем помочь вам настроить систему под ваши нужды.

Возможности программ для учета и автоматизации общественного питания

Каждый разработчик закладывает в своё решение для общепита различный функционал. Однако есть базовые вещи, без которых не обойтись: учёт заказов, доставка, управление складом, ведение техкарт и номенклатуры, аналитическая отчётность и контроль за персоналом. Расскажем подробнее, как именно программы помогают решать эти задачи.

Учёт заказов

Самый базовый функционал, которые есть в каждом ПО для общепита. Он позволяет ускорить обслуживание гостей, автоматизировав все этапы: от приёма до завершения. Такой подход снижает вероятность ошибок. Программы обеспечивают быструю передачу заказов гостей на кухню или в бар.

Работа доставки

Интеграция позволяет расширить базу и увеличить лояльность клиентов. Программы для учёта могут автоматически передавать информационные данные о меню, ценах и наличии блюд в сервисы доставки, что ускоряет процесс обработки заказов. Можно оптимизировать процесс доставки, интегрируясь с популярными агрегаторами доставки (например, Yandex Eats, Chibbis). Это позволяет автоматически формировать заказы для курьеров, отслеживать их статус и оптимизировать маршруты доставки.

Контроль запасов и себестоимость

Программы помогают отслеживать уровень запасов товаров, что позволяет избежать ситуаций с нехваткой ингредиентов или продуктов. Они могут автоматически рассчитывать себестоимость блюд на основе данных о ценах поставщиков и продуктовых запасах на складе. Это помогает оптимизировать закупки, снизить издержки и повысить рентабельность бизнеса.

Аналитика и отчётность

С помощью ПО можно видеть все важные показатели работы ресторана: размер среднего чека, выручка по каждому заведению и конкретному периоду, топ блюд и другие. Это помогает предпринимателям и управленцам принимать обоснованные решения на основе данных. Отчётность в программном обеспечении может быть настроена так, как удобно предпринимателю: это упрощает процесс подготовки отчётов.

Контроль сотрудников и мотивация

Программы могут отслеживать время работы, выполнение задач и другие показатели, что способствует более эффективному распределению обязанностей и повышению мотивации сотрудников. Также программы для учёта могут быть интегрированы с системами мотивации, позволяя автоматически начислять бонусы и премии на основе достижений сотрудников.

Преимущества автоматизации общепита

Достоинств у автоматизации немало: перечислим те, которые чаще всего упоминают сами предприниматели:

• Сокращение числа ошибок персонала. Не нужно ничего записывать ручкой в блокноте, бегать к поварам на кухню: все процессы происходят автоматически.
• Ускорение обслуживания. В этом помогают мобильные приложения официанта, электронное меню, терминалы самообслуживания.
• Простой учёт рабочего времени и планирование смен, расчёт зарплаты персонала. Не нужно ничего писать на бумажке или вести сложные таблицы в Excel.
• Постоянный мониторинг показателей ресторана: средний чек, блюда-лидеры, выручка и другие важные данные всегда под рукой.
• Автоматизация закупок. Система сама определяет, что товары подходят к концу и создает заказ; прогнозирует спрос; следит за сроками годности запасов.

Сравнительная таблица решений для автоматизации

Сравнительная таблица помогает определить, что на фоне остальных игроков iiko — оптимальный выбор. Разнообразие возможностей, универсальность для любого типа заведения, гибкие тарифы и простые интеграции, а также безупречная репутация разработчика — всё это делает iiko самым сильным предложением на рынке. Остальные решения для оптимизации тоже готовы предложить клиентам различные возможности для управления рестораном, однако у них есть недостатки. Например, r-Keeper — одно из самых дорогих решений и не подойдёт тем, кто только начинает свой бизнес; настройка Saby Presto занимает много времени; Quick Resto часто ругают за слабую службу поддержки. Если вы планируете автоматизировать своё заведение, рекомендуем выбирать именно iiko: программа подходит и среднему, и микробизнесу, легко адаптируется к любому формату заведения, а внедрение занимает 1-3 дня.

Необходимое оборудование для автоматизации

POS-терминалы

POS-терминалы позволяют ускорить процесс обслуживания клиентов, оптимизировать работу сотрудников и повысить точность учёта продаж. С их помощью сотрудники могут обрабатывать заказы гостей, что уменьшает время их ожидания. Все транзакции фиксируются в системе: это обеспечивает точный учёт продаж, возможность анализировать популярность блюд и оптимизировать меню. С помощью ПО POS-системы могут быть связаны с внутренней и внешней системами лояльности, что позволяет автоматизировать применение баллов или бонусов. В целом, POS-терминалы помогают повысить эффективность ресторана путём уменьшения времени, которое сотрудник затрачивает на создание заказа и его передачу на кухню, снизить издержки.

Кассовые аппараты

Касса позволяет соблюдать требования законодательства (фиксирование всех операций, а также выдача фискального чека до оплаты). Анализируя данные с кассы, ПО создаёт важные отчёты о состоянии дел в ресторане или кафе о показателях выручки, количестве чеков и другой информации. Данные с онлайн-кассы передаются в учётную систему ресторана, что позволяет вести точный учёт продаж, анализировать популярность блюд и напитков, оптимизировать меню и ценовую политику.

Сканеры и ТСД

Без сканера в ресторане не обойтись: он нужен, чтобы считывать марки на товарах для отправки данных в ЕГАИС, Честный знак или Меркурий. Также сканер и терминал сбора данных упрощает проведение инвентаризации на складе.

Мобильные приложения

Многие решения для автоматизации имеют свои мобильные приложения: предприниматель может авторизоваться в таком, чтобы видеть основные показатели ресторана и выполнять некоторые важные действия удалённо. Это удобнее, чем использование личного кабинета: приложение всегда будет под рукой. Приложения для официантов помогают быстро принимать заказы, страхуют от ошибок, связанных с человеческим фактором и увеличивают скорость работы персонала. В некоторых программах есть отдельные приложения для управляющего и повара.

Частые вопросы и ответы

Как быстро можно автоматизировать ресторан?

Рекомендуем выбирать программу, которая позволит автоматизировать не только работу зала и кухни, но и склад, расчёт зарплаты, аналитику — словом, комплексное. Лучше всего если у решения модульная структура: это поможет при масштабировании бизнеса и позволит платить только за те функции, которыми вы пользуетесь. Обычно скорость внедрения зависит от программы, но большинство можно внедрить за 1-3 дня.

Что именно можно автоматизировать в ресторане?

Важно наладить контакт между кухней и залом, чтобы избегать ошибок и не снижать скорость обслуживания. Также обратите внимание на складской учёт: программы помогают быстрее проводить инвентаризацию, прогнозировать закупки и автоматически составлять заказы. Аналитика и отчёты помогут принимать управленческие решения. А контроль за персоналом — выявлять лидеров и аутсайдеров, следить за выполнением KPI и быстро рассчитывать зарплату по отработанными часами.

Как выбрать программу?

Обращайте внимание на простоту внедрения, наличие бесплатного периода, гибкую тарификацию, набор возможностей в каждом из тарифных предложений. Также рекомендуем проводить не точечную, а комплексную автоматизацию, которая затронет все процессы в заведении.