Наличие действующего ФН – обязательное условие работы онлайн-кассы. Устройство представляет собой запоминающее устройство, устанавливаемое в кассу. Через ФН сведения о транзакциях передаются в систему "Честный Знак".
На сегодняшний день использование онлайн-кассы без ФН запрещено действующим законодательством РФ. Как правильно выбрать фискальный накопитель по сроку действия и что делать, если этот срок закончился – рассказываем в статье.
Какие бывают фискальные накопители по сроку действия и какой ФН выбрать?
Существует всего два типа данных устройств в зависимости от срока действия – на 13/15 месяцев и на 36 месяцев. Срок действия фискального накопителя в онлайн-кассе отсчитывается не с даты производства ФН, а с даты его установки в онлайн-кассу и активации. При этом необходимо учитывать, что в документации ФН указывается максимально возможный срок работы, а реальный может отличаться – в зависимости от нюансов конкретного бизнеса.
При выборе ФН необходимо ориентироваться на применяемую систему налогообложения и тип бизнеса. Использование того или иного типа накопителя регламентировано Федеральным законом № 54-ФЗ.
Юридическое лицо или ИП имеет право приобрести данное устройство со сроком действия 13 месяцев при соблюдении следующихусловий:
если сферой деятельности ООО или ИП является реализация подакцизной продукции либо оказание услуг общепита,
если компания или ИП работает на ОСНО,
если деятельность носит сезонный характер (в этом случае сфера бизнеса и применяемая система налогообложения не имеют значения),
если компания или предприниматель ведет деятельность в местности, удаленной от сетей связи – в данном случае возможно применение ККТ без передачи фискальных данных в налоговую службу. Конкретный перечень таких местностей устанавливается в отдельности для каждого региона.
Использование фискального накопителя на 36 месяцев разрешено компаниям и ИП при соблюдении перечисленных далее условий:
если фирма или предприниматель не являются платежным агентом (либо субагентом);
если работают на специальном режиме налогообложения без совмещения с ОСНО – УСН, патент, ЕСХН;
если деятельность не носит сезонный характер;
если компания или ИП не реализуют подакцизную продукцию;
если в торговых точках применяются онлайн-ККТ, то есть эти точки не располагаются в местностях, удаленных от сетей связи.
Более наглядно о том, кто и в каких случаях может применять тот или иной фискальный накопитель – в таблице. Там же указано, какое количество дней по факту проработает выбранный ФН.
Следует внимательно разобраться с выбором, прежде чем покупать накопитель. Ориентироваться можно на указанную таблицу. Но есть и нюансы. Например, ФН на 15 месяцев для ОСНО обычно работает 470 дней, но если вы продаете сигареты или другой подакцизный товар, его хватит только на 410 дней. Потом ФН заблокируется — нужно будет покупать новый. Необходимо тщательно изучить документацию конкретного выбранного устройства перед покупкой. У некоторых моделей в паспортах указаны ограничения для того или иного типа бизнеса.
Итак, по окончании срока действия фискальный накопитель блокируется. Работа онлайн-ККТ с заблокированным накопителем невозможна, так как касса не сможет формировать документы. О том, как правильно отключить устройство с истекшим сроком действия и установить новый, читайте далее.
Также ФН может заблокироваться до истечения срока службы, поскольку объем памяти в любом накопителе ограничен.
Как узнать срок действия ФН?
Для того, чтобы окончание срока действия ФН не стало неожиданностью, которая прервет продажи, важно отслеживать этот срок. Делать это можно в личном кабинете ОФД. Сервис сам считает сроки замены ФН, основываясь на документации активированного накопителя и отчетах ККТ. Если используется большое количество ККТ, то можно просматривать данные по всем кассам в таблице.
В личном кабинете также можно просматривать автоматические уведомления о приближении срока замены ФН. Как правило, такие напоминания поступают за 30 дней до окончания действия накопителя и за 3 дня до срока замены.
Просмотренные уведомления можно скрыть вручную. Также напоминания о замене ФН будут скрыты системой автоматически, если в ОФД поступит отчет о замене накопителя.
Что делать, если срок действия фискального накопителя закончился?
Современные онлайн-кассы предупреждают пользователей о том, что у криптографического модуля для записи (так его еще называют) истекает срок действия или заканчивается свободная память. Что делать, если истек срок действия фискального накопителя и он заблокировался?
Закрыть смену. Здесь важно убедиться, что все данные о транзакциях успешно отправлены ОФД. Проверить это можно, заглянув в отчет о закрытии смены – если там в разделе "Количество неотправленных документов" указан "0", то все в порядке. Если какой-то документ не был отправлен (количество неотправленных документов – больше нуля), то следует проверить подключение к сети и попробовать еще раз. Если проблема не исчезает – обратиться в авторизованный сервисный центр. Запрещено извлекать накопитель, если не были переданы все данные.
Как только все сведения отправлены ОФД, можно закрывать накопитель. Это делается через кассу, подробная инструкция – у каждой модели ККТ своя и есть в ее документации.
После закрытия ФН касса создаст отчет о закрытии. Его необходимо сохранить.
Когда отчет готов, можно извлекать устройство. Для этого придется открыть его отсек на ККТ. Специалисты рекомендуют не делать этого самостоятельно, а обратиться к производителю.
На место использованного криптографического модуля для записи теперь можно установить новый. После этого касса должна быть перерегистрирована, причиной перерегистрации следует указать "Замену фискального накопителя". Также в форму заявки на перерегистрацию необходимо внести сведения из отчета о закрытии предыдущего накопителя. Пользоваться кассой можно начинать, когда перерегистрация будет завершена.
проверить информацию с данного модуля в случае возникновения вопросов.
Наши товары и услуги
