МойСклад – инструкция как работать в программе

МойСклад — отечественное облачное решение для автоматизации работы склада. Простая и удобная программа завоевала доверие предпринимателей не только в России, но и в других странах. Среди клиентов МойСклад — более 3,5 млн компаний малого и среднего бизнеса. Расскажем, что может МойСклад и какие функции есть в программе, а также покажем, как быстро провести первичную настройку.

Что такое МойСклад и каковы возможности сервиса

МойСклад создан специально для того, чтобы предприниматели могли быстро автоматизировать закупки и работу склада. Программу не нужно устанавливать: это облачный сервис, доступ к которому не привязан к конкретному компьютеру. Контролировать работу склада можно также с помощью приложений для смартфона.

Что можно делать в МойСклад

• управлять процессами (приём и отгрузка товаров, учёт остатков, инвентаризация и пр.)
• работать с кассой (подходит для розницы и курьеров)
• подключать оборудование (сканеры, ТСД и пр.)
• интегрироваться с ЕГАИС, «Честным знаком», ЭДО, маркетплейсами
• анализировать информацию о клиентах и поставщиках
• управлять финансами и контролировать прибыль
• синхронизироваться с интернет-магазином, сайтами
• вести учёт на производстве

Возможности программы МойСклад широки: они подходят для нужд не только малого, но и среднего бизнеса любой направленности. Так, например, сервис хорошо зарекомендовал себя в организации учёта в интернет-магазинах, небольших производствах, на предприятиях сферы услуг и организации общественного питания.

Перед подключением к МойСклад можно выбрать из широкого ассортимента тарифных планов. Бесплатный доступ к программе тоже есть — такой формат подходит микробизнесу, например, маленькому розничному магазину, где нужны только самые основные функции программы. Предприятиям малого и среднего бизнеса лучше выбирать подключение по одному из тарифов: они разработаны таким образом, чтобы удовлетворить потребности на разных этапах развития компании.

Так как МойСклад — это облачный сервис, он работает по системе подписки. Можно оплачивать тариф каждый месяц, а можно — сразу целый год. Чтобы лучше понять, как работает программа, стоит сначала подключиться к тестовому режиму, который длится 2 недели. Во время тестового режима будут доступны все возможности МойСклад: можно будет оценить, насколько они нужны, и выбирать тарифный план в соответствии с потребностями бизнеса. Мы сделали краткий обзор тарифных планов (цены указаны при единовременной оплате года).

• «Старт» — от 495 ₽/мес.

Тариф для небольшого розничного магазина, управление которым ведёт один человек: можно работать с одним юрлицом и одним складом, контрагентами и документами, загружать в хранилище файлы до 100Мб. Маркировку нужно подключать отдельно: она не входит в базовую стоимость. В тарифе собраны базовые возможности: если ведёте производство или у вас два и более юрлиц, лучше выбирать другие тарифы.

• «Базовый» — от 1040 ₽/мес.

Этот тариф включает функции «Старта», но позволяет подключать уже два юрлица. Удобен и для розницы, и для онлайн-торговли. Количество складов в тарифе не ограничено, размер хранилища файлов увеличен до 512 Мб. Работать с программой могут несколько человек одновременно: в тариф включён доступ для 2 сотрудников, но это количество можно увеличить за доплату. Также платно можно подключить CRM, маркировку.

• «Проф» — от 2960 ₽/мес.

Тариф для бизнеса с несколькими складами (до 10 юрлиц), которыми управляет команда специалистов, внимательно отслеживающая закупки и процессы с контрагентами. Здесь есть все возможности «Базового» тарифа, размер хранилища увеличен до 2Гб (плюс его можно нарастить дополнительно), включено подключение CRM. Работать со складами могут одновременно сразу 5 сотрудников или больше (за доплату). Для сотрудников, кстати, можно выставить разные права доступа. Маркировка, производство, интернет-магазин, бонусная программа подключаются платно отдельно.

• «Корп» — от 7040 ₽/мес.

Оптимален для среднего бизнеса: количество юрлиц не ограничено, есть доступ сразу для 10 работников (если нужно больше, легко увеличить количество мест за доплату), для которых настраиваются права доступа. В хранилище могут храниться документы объёмом до 10 Гб. В тариф уже включён CRM, а маркировку, производство, программу лояльности, финансы и другие функции можно добавить за доплату.

Как начать работать в программе МойСклад за 5 минут

Мы сделали краткую инструкцию для начинающих: как пройти регистрацию, заполнить сведения о компании, создать первый склад, выбрать СНО и других.

Регистрация и вход в личный кабинет МойСклад

Создание профиля займёт всего несколько минут. Это такой же простой процесс, как и регистрация аккаунта на любой странице в интернете.

1. Нажать кнопку «Регистрация».
2. Указать свои данные, email и телефон.
3. Зайти в свою почту — там вы найдете пару из логина и пароля для входа.

Авторизация в приложении происходит по тем же данным, что и в десктопной версии.

Добавление сведений о компании

1. Войдите в систему.
2. В правом углу сверху нажмите на стрелочку рядом с именем. В открывшемся выпадающем меню выберите настройки. Нужен именно пункт «Настройки», а не «Настройки пользователя». В навигационной панели слева будет раздел «Справочники», а под ним — «Юр.лица».
3. На экране появится карточка вашей компании.
4. Заполните данные, не пропуская поля. Чтобы процесс шёл быстрее, сначала заполните ИНН — большинство сведений подгрузятся автоматически.
5. Печать компании и подпись можно загрузить в виде изображений.

Выбор СНО

Систему налогообложения нужно обязательно указать, особенно если применяете сразу несколько. Обозначить СНО можно в «Рознице». Откройте точки продаж и указывайте ту СНО, которая будет применяться автоматически. Заменить СНО можно через меню «Система налогообложения для заказов».

Как открыть склад

1. Пройдите аутентификацию.
2. В левой навигационной панели в пункте «Справочники» вы увидите раздел «Склады». Создать новый склад можно, просто нажав +Склад.



3. Вносите данные в форму: наименование склада, его адрес и прочие атрибуты.
4. Проведите сегментацию на зоны хранения, если это необходимо. Адресное хранение настраивается через добавление ячеек.



5. Не забудьте нажать кнопку «Сохранить», чтобы изменения вступили в силу.

С помощью команды «Группа» программа позволяет создавать структуру складов, объединяя их в группы и устанавливая связи между ними.

Настройка сервиса МойСклад – руководство по основным функциям

Справочник товаров

Предназначен для систематизации товаров/услуг компании. Можно ввести данные самостоятельно или подгрузить из Excel, что значительно упростит процесс управления товарным ассортиментом. Также из товаров можно формировать группы и комплекты.

• Перейдите в Товары — Товары и услуги.
• Нажмите + для создания новой позиции.
• Заполните карту, указав название, код, артикул, страну выпуска, вес и объем, а также другие параметры. Особое внимание следует уделить корректному заполнению поля стоимости.

Внесение контрагентов в справочник

Содержит сведения о деловых партнёрах, обеспечивая эффективный документооборот и управление взаимоотношениями. Процесс внесения информации аналогичен действиям со справочником товаров. Данные можно выгрузить из таблиц.

• Откройте раздел «Контрагенты».
• Нажмите кнопку «Контрагент+» для создания новой записи.
• Заполните карту. Важно отметить, что при указании ИНН система автоматически загружает данные, а расчётного счёта — реквизиты банка.

Регистрация начальных остатков на складе

Процедура не требуется, если склад пуст. Если товары уже есть, остатки нужно оприходовать. Их можно выгрузить из таблиц или ввести самостоятельно.

1. Откройте Товары — Оприходования.




2. Нажмите + для создания новой записи.
3. Укажите склад, на котором будут отражены поступления.
4. Внесите нужные сведения: почему поступили товары, какие, в каком количестве и сколько они стоят.

Поступление товаров

Для учета закупочных операций используется раздел «Закупки».

1. Нажмите «+Приемка».
2. Заполните обязательные поля (валюта, сведения о компании и поставщике).
3. Укажите склад, где будут размещены поступившие товары.
4. Внесите сведения о поступлении.
5. Добавьте стоимость.

Реализация товаров

Для отслеживания процесса реализации товаров применяется меню «Отгрузка» в разделе «Продажи».

1. Нажмите «Отгрузка+» для начала процедуры.
2. Укажите информацию о валюте, складе, компании и поставщике.
3. Внесите сведения о товарах.
4. При необходимости укажите дату и время реализации, сведения о перевозчике, а также привяжите отгрузку к соответствующему документу.

Раздел «Показатели»

Здесь содержится аналитическая сводка продаж, документов и счетов. В «Аудите» фиксируются действия сотрудников в системе, что позволяет идентифицировать ответственных за выполнение разных операций. В «Документах» хранятся все важные записи, акты и прочие сведения. В «Корзине» можно увидеть те файлы, что можно восстановить не позднее чем спустя неделю после удаления.

Раздел «Деньги»

В этом разделе ведется учет финансовых операций, таких как убытки, прибыли, платежи и взаимные расчеты. Процедура внесения платежа включает его регистрацию в соответствующих разделах приходных и расходных операций через заполнение специальной карточки.

Раздел «Производство»

Нужен для управления производственными процессами. Можно применять базовый или расширенный режим, загружать техкарты для изделий.

Интеграции

Интеграции проводятся с помощью приложений в каталоге решений. Можно выбрать уже готовый вариант или заказать интеграцию у специалистов: последний вариант может потребоваться, если необходимо нетривиальное решение. Связать сервис можно с маркетплейсами, учётной программой, вашей интернет-витриной (магазином), банками, ЭДО и другими.

Интеграция с банками

Можно импортировать выписки и экспортировать платежные документы из различных банков. Доступны не все российские финансовые учреждения: список можно уточнить в каталоге решений в разделе «Банки».

Рассылки

Можно связать сервис с UniSender через API. Механика схожая с другими интеграциями: перейти в приложения, выбрать нужный подраздел и сервис, а затем загрузить ключ доступа (его можно получить UniSender).

Звонки

Подключение сервиса возможно через каталог решений. Перейдите в приложения, найдите раздел «Телефония» и выберите нужный сервис для создания подключения.

Работа с ККТ

Привязать кассу «Атол» к сервису «МойСклад», используйте сервис «Атол Онлайн». Это онлайн-сервис, который помогает управлять кассами и чеками через интернет. Можно скачать «Касса МойСклад» бесплатно с официального сайта.

Вот как подключить кассу к МойСклад:

1. Откройте «Касса МойСклад» на телефоне и зайдите в настройки.
2. Нажмите «Подключить» и выберите «Атол Онлайн».
3. Пару логин/пароль можно найти в личном кабинете Атол Онлайн. В разделе «Мои компании» и найдите файл «Настройки интегратора». Скачайте файл.
4. Заполните важные поля:

ИНН организации — это номер вашей компании.

Почта отправителя чеков — это адрес электронной почты, который вы найдете в настройках компании в «Атол Онлайн».

Код группы — это код из файла «Настройки интегратора», который находится в графе group_code.

Место расчётов — это адрес, который вы найдете в графе shop hostname в файле «Настройки интегратора».

1. Подтвердите подключение.

Смартфон с приложением «Касса МойСклад» и сама касса должны быть подключены к одной и той же сети Wi-Fi-сети. Если что-то пойдет не так при продаже, открытии или закрытии смены, касса попробует подключиться снова.

Инвентаризация и шаблоны

Как сделать инвентаризацию в МойСклад:

1. Авторизуйтесь в системе.
2. В верхней навигационной панели выберите «Товары» и «Инвентаризации».
3. Нажмите «+Инвентаризация».
4. Определите, какой склад будете проверять. Если склад с ячейками, то создаете документ «Инвентаризация по ячейкам». Если склад без ячеек — «Инвентаризация по складу».
5. Введите дату, на которую нужно рассчитать остатки.
6. Укажите компанию.
7. Добавьте товар. Если проверяете склад с ячейками, сначала выберите вкладку «По складу», затем добавьте товар.
8. Введите реальное количество товара на складе. Для склада с ячейками сначала выберите вкладку «По ячейкам», затем введите реальное количество.

Можно загружать документы из таблиц, что упрощает работу с программой. Например, рассмотрим, как загрузить в МойСклад накладную в эксель: нужно импортировать её с помощью функции «Импорт» в разделе «Обмен данными».

В сервисе также можно использовать готовые шаблоны и формулы для упрощения расчётов. Формулы позволяют быстро посчитать нужную информацию без необходимости делать это вручную. Например, можно сразу узнать общую сумму товаров или их количество. Шаблоны Мой Склад для документов помогают быстрее заполнять накладные, счета-фактуры и другие бумаги. Это делает оформление документов одинаковым и упрощает работу.

Техническая поддержка программы МойСклад

Если при работе с программой МойСклад у вас возникли вопросы или сложности, вы можете обратиться в официальный Центр поддержки. Так называется база знаний МойСклад, которая доступна по адресу support.moysklad.ru. Информация разделена на несколько разделов:

• сервис
• розница и касса
• онлайн-торговля
• производство

В базе знаний огромное количество информации, которая содержит ответы не только на самые распространенные вопросы, но и поможет в редких и сложных случаях. Быстро найти интересующую тему поможет поисковая строка.

Если не смогли найти ответ, обратитесь в техническую поддержку МойСклад: чат с оператором доступен на сайте. Также можно отправить подробное письмо с описанием проблемы на официальную почту МойСклад. Чем подробнее вы опишите свой вопрос, тем быстрее специалисты смогут точно выявить проблему и предложить варианты помощи. Прикладывайте скриншоты или видео: это сделает данные нагляднее. Связаться с со службой поддержки «МойСклад» можно и на сайте, и через мобильное приложение.

Если «МойСклад» не открывается, попробуйте сделать следующее:

1. Убедитесь, что у вас есть доступ к интернету.
2. Очистите кеш вашего браузера (это можно сделать в настройках браузера).
3. Попробуйте открыть сайт через другой браузер или на другом устройстве.
4. Если проблема всё ещё не решена, обратитесь в техническую поддержку «МойСклад».