МойСклад – инструкция как работать в программе

На российском рынке много решений для управления торговлей и складом. Одним из лидеров отрасли можно смело назвать программу для автоматизации МойСклад, которой пользуются более 3,5 млн клиентов в России и СНГ. Ее возможности уже оценили и в малом, и в среднем бизнесе: так, к примеру, среди клиентов такие компании как Аскона, Qlean, Цветной и другие. Работа программы МойСклад стабильна, компания развивается и точно не уйдет с рынка: разработкой занимается отечественная компания Логнекс.

Что из себя представляет программа МойСклад

МойСклад — облачная программа, которая помогает автоматизировать работу склада и предприятия, настроить процессы закупок и расчетов с поставщиками. Работать в программе можно с любого устройства, на котором есть соединение с интернетом. Также доступны приложения для iOS и Android.

Основные возможности сервиса:

• ведение учета на складе или нескольких складах (инвентаризация, остатки, приемка и отгрузка);
• розничные продажи через встроенную кассовую программу;
• интеграция с ЕГАИС и Честным знаком;
• работа с заказами, синхронизация с витриной интернет-магазина;
• статистика и аналитика ключевых показателей (по товарам, клиентам, документам и пр.); 
• финансовый учет;
• печать документов, поддержка электронного документооборота (ЭДО);
• производственный учет;
• CRM;
• интеграция с торговым оборудованием, маркетплейсами, системами Битрикс и InSales;

МойСклад подходит для автоматизации малого и среднего бизнеса, оптового или розничного. Сфера при этом не важна: программа одинаково эффективно показала себя при работе с розничными магазинами, в сфере услуг и общепита, интернет-маркетинге.

Клиенты МойСклад могут выбрать среди большой тарифной сетки. Можно даже пользоваться программой бесплатно, однако большинство функций при этом будут недоступны — такой вариант подойдет только микробизнесу, торгующему в розницу.

Для остальных категорий клиентов разработаны следующие тарифные планы аренды облачного решения:

• «Старт»  — 495 рублей в месяц

В этот тариф входит тестовый режим на две недели. При подключении программа будет доступна для одного сотрудника и работы с одним складом, а также одного юрлица. Объём хранилища — 100 Мб, количество товаров, контрагентов и документов не ограничено. Поддерживается работа с маркировкой, доступны платные приложение МойСклад.

• «Базовый» — 1020 рублей в месяц

В этот тариф включены все возможности тарифа “Старт”, но работать с программой могут 2 юрлица. Количество сотрудников и складов можно определить самостоятельно — от 2 и выше. Объем хранилища данных — 0,5 ГБ, его можно наращивать. Доступно создание собственных шаблонов документов и ввод дополнительных полей. Возможно подключение интернет-магазина. Функции CRM, управления производством, расширенной бонусной программы можно подключить отдельно за дополнительную плату.

• «Проф» — 2890 рублей в месяц

Этот тариф подойдёт компания, которые управляют большим количеством складов. В тарифе есть все возможно “Базового” тарифа. Количество юрлиц — 10, количество сотрудников и точек продаж можно настроить (от 5 и выше). Объем хранилища — 2 ГБ с возможностью увеличения, включена CRM и настройка прав пользователей. Функции управления производством, бонусной программой и автоматических сценариев можно подключить отдельно за дополнительную плату.

• «Корп» — 6715 рублей в месяц

Это тариф для больших компаний. Можно подключить любое количество юрлиц, точек продаж (от 5) и сотрудников (от 10). Объем хранилища — 10 ГБ, его можно увеличивать. Функции управления производством, бонусной программой и автоматических сценариев можно подключить отдельно за дополнительную плату.

Цены действительны при оформления договора на год. Любую тарифную версию можно бесплатно протестировать в течение 14 дней, чтобы позднее выбрать ту, которая подходит именно вашему бизнесу.

Как начать работать в программе МойСклад за 5 минут

Мы подробно расскажем о первых шагах в программе: как зарегистрироваться, как внести данные о компании, выбрать систему налогообложения.

Регистрация в системе МойСклад

Это очень простые шаги, которые не отличаются от тех, что обычно происходят при регистрации на любом другом онлайн-сервисе. Регистрация и авторизация в системе займет не более 3 минут.

1. Нажмите кнопку «Регистрация» на сайте МойСклад.
2. Введите имя, электронную почту и номер телефона.
3. Проверьте почту, которую указали при регистрации: на нее придет письмо с логином и паролем.
4. Авторизуйтесь на сайте, используя логин и пароль из письма.

Внесение данных о компании

• Авторизуйтесь в системе;
• Нажмите на свои данные в правом верхнем меню, в выпавшем списке выберите Настройки — Справочники — Юр.лица;
• В открывшемся окне вы увидите карточку вашего юрлица;
• Введите данные о компании: название, адрес и контакты для связи, данные руководителя и главбуха, банковские реквизиты. Чтобы ускорить процесс ввода юридических реквизитов, начинайте с ИНН: полей заполнятся автоматически;
• Добавьте печать и подпись, прикрепив картинки;

Выбор системы налогообложения

Часто предприниматели работают с несколькими системами налогообложения. Это можно указать в системе. В программе МойСклад возможно применение разных налоговых систем на кассе.

Чтобы указать СНО, с которой вы работаете, перейдите в меню «Розница» и выберите «Точки продаж». Укажите систему налогообложения, которая будет использоваться по умолчанию. Чтобы настроить другую систему для точки продаж, используйте меню “Система налогообложения для заказов”.

Как создать склад в программе МойСклад

• Авторизуйтесь в системе;
• В левом боковом меню «Справочники» выберите «Склады»;

• Нажмите на кнопку +Склад;
• Заполните поля открывшейся карточки: название склада, адрес и другие;
• Делим склад на зоны хранения;

• Добавляем ячейки для адресного хранения;

• Нажмите «Сохранить»;

Склады можно объединять в группы, а также делать некоторые из них дочерними. Для этого нужно использовать меню “Группа” при редактировании склада.

Настройка программы МойСклад – инструкция по основным операциям

Наполнение справочника товаров

В этом справочнике будут находиться услуги или товары, которые реализует компания. Заполнить справочник можно вручную, если позиций немного, или импортировать список из документа Excel.

• В разделе «Товары» выберите «Товары и услуги»;
• Нажмите «Товар+» или «Услуга+»;
• Заполните карточку: наименование, код, изображение, артикул, страну, вес и объем, а также другие поля по необходимости. Не забудьте указать цену;
• Нажмите «Сохранить»; 

Наполнение справочника контрагентов

Контрагенты — это поставщики товара и покупатели. База контрагентов позволяет вести с ними документооборот и выстраивать отношения.

Механика заполнения справочника контрагентов такая же, как для справочника товаров.

• Выберите раздел «Контрагенты»;
• Нажмите «Контрагент+»;
• Заполните карточку. Юридические реквизиты автоматически подгрузятся после заполнения поля с ИНН, а банковские реквизиты — после заполнения расчетного счета;
• Нажмите «Сохранить»;

Если у вас уже есть список контрагентов, с которыми вы работаете, просто импортируйте его в МойСклад из файла Excel или CSV.

Внесение начальных остатков по складу

Этот раздел не нужно заполнять, если вы только начинаете бизнес и ваш склад пустой. Если же торговля уже идет, нужно будет завести на склад остатки.

• Откройте раздел «Товары»;
• Выберите вкладку «Оприходования»;
• Нажмите «Оприходование+»;
• Укажите склад;
• Добавьте товары. Можно указывать их цену, причину оприходования и количество;
• Нажмите «Сохранить»;

Как и при работе с другими справочниками, можно импортировать список остатков из файла Excel или CSV.

Закупка товара у поставщика

Чтобы фиксировать покупку товаров, используйте раздел «Закупки».

1. Нажмите «+Приемка»;
2. В открывшемся окне заполните обязательные поля (организацию, контрагента, валюту);
3. Выберите склад;
4. Добавьте товары. Можно сделать это через справочник, импорт документа или вручную;
5. Укажите цены на товары;
6. Нажмите «Сохранить»;

Продажа товара покупателю

Для учета продаж используется меню «Отгрузка» в разделе «Продажи».

1. Нажмите «Отгрузка+»;
2. Заполните обязательные поля: организацию, контрагент, склад и валюту, которая используется при расчетах;
3. Добавьте товары. Можно сделать это через справочник, импорт документа или вручную;
4. Дополнительно можно указать в карточке номер документа, дату и время продажи, привязать отгрузку к договору, заполнить адрес поставки, а также данные перевозчика;
5. Нажмите «Сохранить»;

Раздел «Показатели»

В этом разделе предприниматель может увидеть статистику и аналитику продаж, а также сводные данные по документам и счетам. В подразделе «Аудит» можно увидеть, кто и как работал в системе (пригодится, чтобы найти ответственного за определенные операции). В подразделе “Документы” собрана вся документация с момента регистрации в МойСклад. В «Корзине», как несложно догадаться, находятся удаленные файлы. Они хранятся неделю, в течение которой их можно восстановить.

Раздел «Деньги»

В этом разделе можно увидеть движение средств на предприятии. Фиксируются убытки и прибыли, платежи и взаиморасчеты. Чтобы внести платёж в список, нужно выбрать соответствующую потребностям кнопку: «Приход» или «Расход». Заполните открывшуюся карточку и сохраните ее.

Раздел «Производство»

В этом разделе можно управлять процессом, фиксировать результаты и планировать дела. Доступны базовый и расширенный способы производства. Здесь можно создать технологические карты для изделий.

Интеграции

С помощью программы МойСклад можно работать с маркетплейсами и интернет-магазинами. Чтобы увидеть список доступных интеграций, нужно перейти в меню «Приложения» и выбрать «Маркетплейсы».

Список интеграций у МойСклад внушительный: можно подключить документооборот, сервисы звонков, банки, 1С.

Интеграция с банками

Доступны импорт выписок и экспорт платежек из следующих банков: Точка, Сбер, Тинькофф, Альфа-банк, Модульбанк. Чтобы подключить интеграцию, нужно перейти в раздел «Приложения» и выбрать «Банки». Откроется карточка приложения, с которой вы сможете взаимодействовать.

Рассылки

Если вы используете сервисы рассылок, можете связать их с МойСклад. Например, если применяете UniSender, включите API в настройках этого сервиса и скопируйте ключ доступа. Далее в МойСклад:

• Перейдите в раздел «Приложения» и выберите «Рассылки»;
• Откройте карточку «UniSender»;
• Заполните поле с ключом доступа скопированными данными из UniSender;
• Поставьте галочку «Установлено»;
• Нажмите «Сохранить»;

Звонки

Для одного аккаунта в МойСклад можно подключить телефонию только одного сервиса звонков. Чтобы создать подключение, откройте раздел «Приложения» и выберите «Телефония».

• Выберите нужное приложение, к которому будете подключаться: АТС Мегафон, АТС Билайн Бизнес, UIS или Простые звонки;
• Нажмите «Создать новый ключ доступа»;
• Заполните поля с номерами;