Как выбрать онлайн-кассу: памятка для предпринимателей

Из этого материала вы узнаете, какую онлайн-кассу выбрать для организации работы предприятия и на что важно обратить особое внимание, чтобы не допустить самых частых ошибок, связанных с покупкой контрольно-кассовой техники (ККТ).

Виды онлайн-касс и их особенности

На сегодняшний день в реестре налоговой службы зарегистрировано порядка 199 моделей ККТ. Однако существует, по сути, только два принципиально отличающихся вида онлайн-касс, которые можно выбрать для ИП и юридических лиц:

Смарт-терминал

Такое устройство выполняет сразу три функции: касса с программным обеспечением и интегрированной товароучетной системой, фискальный накопитель и принтер, печатающий чеки. Чаще всего смарт-терминалы устанавливают на планшеты, работающие на Android. Некоторые модели предусматривают еще и встроенный прием банковских карточек, и платежи по QR-кодам, а также аккумулятор, что дает возможность использовать их автономно, то есть без необходимости подключать к сети.

Если перед вами стоит вопрос, какую лучше выбрать онлайн-кассу для небольшой точки продаж или бизнеса, оказывающего услуги, то смарт-терминал станет оптимальным решением.

Заказать на нашем сайте https://prowizard.store/catalog/smart_terminaly/

Фискальный регистратор

По сути, такое устройство представляет собой принтер чеков, внутри которого интегрирован фискальный накопитель. У таких онлайн-касс отсутствует клавиатура, также у нее не имеется и экрана. Предполагается, что регистратор подключается к отдельному компьютерному устройству, в котором установлено кассовое программное обеспечение продвинутого уровня, имеется обширная товарная база, а также сканер, считывающий штрих-коды.

Выбрать такую онлайн-кассу удобно для магазинов стационарной торговли: супермаркетов и строймаркетов, которые имеют большие объемы продаж и проходимость, а также ресторанов. Кроме того, в ряде случаев регистратор может быть подключен к смартфону либо планшету и использован в сфере выездной торговли и службами курьерской доставки.

Заказать на нашем сайте: https://prowizard.store/catalog/fiskalnye_registratory/

Какие элементы обеспечивают работу онлайн-касс

Фискальный наполнитель (ФН) представляет собой ключевое запоминающее устройство, присутствующее в ККТ. Он хранит кассовые чеки, а также шифрует все сохраненные данные для проверки, чтобы потом в режиме онлайн передать их оператору фискальных данных.

Заказать на нашем сайте: https://prowizard.store/catalog/uslugi/

Оператор фискальных данных (ОФД) – та организация, которая получает с ФН информацию и передает ее в органы ФНС, а также занимается пересылкой чеков покупателям в режиме онлайн. ОФД обеспечивает сохранность и защиту конфиденциальности такой информации в течение пяти лет.

Заказать на нашем сайте: https://prowizard.store/catalog/ofd/

Облачные кассы. Это отдельная категория, которая представляет собой виртуальный сервис, обеспечивающий отправку чеков покупателям, которые приобретали товары или услуги через интернет и воспользовались при этом функцией онлайн-платежа.

Если перед вами стоит задача выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина, облачные сервисы окажутся одним из самых подходящих и простых вариантов.

SoftPos. Сравнительно новая технология, которой могут воспользоваться предприниматели, которые могут применять для приема оплаты и фискализации обычный смартфон на базе Android. В таком случае на мобильное устройство скачивается специальное приложение, обеспечивающее удаленный доступ к онлайн-кассе и различным платежным технологиям, например tap2phone (расчет за покупки из любой точки мира посредством банковской карты или смартфона).

Такой вариант, как технология SoftPos, актуален для предприятий, занятых выездной торговлей, а также бизнеса в сфере кейтеринга и курьерской доставки.

Что важно учесть при покупке кассы

Перед тем как отдать предпочтение тому или иному варианту, следует ориентироваться на такие ключевые факторы выбора, как, например, масштаб и тип бизнеса, уровень проходимости в торговой точке, а также цели использования ККТ. С тем, как выбрать онлайн-кассу, которая будет иметь постоянное расположение за прилавком, все просто. Оптимально и экономически целесообразно, если это будет надежный стационарный аппарат.

Если же речь идет о нестационарной торговле и курьерских доставках, тут стоит оценить также габариты и вес устройства, условия его эксплуатации (температурный режим, уровень влажности, осадки), емкость аккумуляторной батареи (сколько часов без подзарядки техника сможет работать). Также можно присмотреться к наличию полезных дополнений, например чехла с ремнем для комфортного и безопасного переноса ККТ, кабеля для зарядки кассы в автомобиле.

От того, какого типа бизнес, напрямую зависит и оптимальный функционал ККТ. Поэтому рекомендуется заранее уточнить, что будет находиться в комплекте от поставщика, а что нужно докупить самостоятельно. Кроме того, решая, какую выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина или реальной точки продаж, предпринимателю важно представлять, для каких именно целей ему будет служить КК. В соответствии с этим могут оказаться востребованы следующие моменты:

• есть ли возможность настроить каталог товаров и услуг;
• предусмотрена ли работа с маркировочными кодами;
• все ли способы оплаты поддерживаются (нал, карты, СБП, QR-код и пр.);
• насколько понятный интерфейс и удобный личный кабинет;
• можно ли подключить ККТ к товароучетной программе (для бизнеса в сфере продажи алкоголя, это обязательно).

Всегда наиболее востребованы гибкие решения – такие, которые позволяют предпринимателю подстраивать функционал устройства под текущие нужды его бизнеса. Их удобство и выгода заключаются в том, что подключить дополнительные опции с востребованным функционалом можно в любой необходимый момент.

Объективный фактор, влияющий на то, как выбрать онлайн-кассу, это цена вопроса. Предпринимателю важно изначально понимать полную стоимость, в которую ему обойдется использование устройства, а это и сумма первоначальных затрат на покупку, и оплата услуг поставщика за обслуживание ККТ, и возможные дополнительные услуги. Эти моменты стоит сразу обсудить с поставщиком:

• потребуется ли доплата за регистрацию ККТ в налоговой системе и техподдержку;
• какие платежи по кассе и программному обеспечению носят ежемесячный характер, а какие являются ежегодными;
• помогает ли поставщик подключать ККТ к компьютерному устройству и налаживать кассовое ПО для работы.

Тонкости выбора фискального накопителя

Приобретая онлайн-кассу, обратите внимание и на некоторые технические характеристики, в частности фискальный наполнитель. Его выбор должен определяться видом деятельности предприятия, а также его системой налогообложения. ФН может иметь емкость на 13, 13/15 и на 36 месяцев. Те, кто работает на ОСН, должен выбирать первый либо второй вариант.

54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов» содержит оговорку, что в случае сезонного бизнеса или если организация одновременно использует сразу несколько налоговых режимов, а также при ОСН и применении ККТ, которая не передает фискальную информацию через ОФД, допустимо выбирать ФН сроком 13/15 и 36 месяцев.

Предприятия, которые работают по ЕСХН, УСН, патенту, а также фирмы, оказывающие услуги, обязаны пользоваться фискальный наполнитель на 36 месяцев, за исключением торговли товарами, подлежащими акцизу, а также выполнением сезонных работ.

Помимо того, как выбрать фискальный наполнитель для онлайн-кассы, стоит озаботиться изучением и других технических возможностей устройства, в том числе:

• какова ширина кассовой ленты;
• какое количество товарных позиций попадает в один чек;
• сколько чеков можно напечатать на одной кассе за день.

На что ориентироваться при выборе облачной кассы

В этом случае необходимо обратить внимание на:

• То, есть ли возможность интегрировать кассу с платежными агрегатами, учетными системами, CMS интернет-магазина (WordPress, 1С-Битрикс или Joomla)
• Насколько эта интеграция удобна и понятна
• Важным моментом является то, чтобы она имела поддержку маркированных товаров, если это, конечно, необходимо предприятию.
• В случае с малым и микробизнесом важен и вопрос стоимости аренды облачной кассы. Важно понимать, что тут могут быть услуги, которые входят за отдельную плату в выбранный тариф. И наоборот, могут быть подключены опции по умолчанию, которые увеличивают стоимость, однако конкретное предприятие в них не нуждается.
• Критерием выбора можно обозначить и скорость обработки данных. Если производительность облачной кассы низкая, то для того, чтобы обработать большое количество операций, нужно будет подключать больше касс. Логично, что это увеличивает стоимость пользования.

Объективные характеристики, которые следует рассмотреть, решая, какую выбрать облачную кассу для магазина:

• доказанная высокая отказоустойчивость;
• возможность корректно восстановить данные при технических сбоях;
• возможность оперативно восстановить доступ по SMS.

Частые ошибки при покупке онлайн-кассы

Всегда нужно держать в уме, что законодательство, особенно связанное со сферой торговли, неустанно меняется, дополняется. Поэтому решая, какую онлайн-кассу выбрать, следует убедиться, что при потенциальных изменениях производитель устройства гарантирует обеспечить оперативное дорабатывание своего продукта под новые условия.

Также стоит помнить, что и перечень продукции, которая подлежат маркировке, в ближайшем будущем будет только расширяться. Поэтому если сегодня для конкретного предприятия этот момент пока не актуален, через некоторое время вполне может потребоваться та касса, которая позволит продавать маркированные товары.

Если ККТ имеет слишком навороченные алгоритмы работы, это может стать препятствием для оперативной работы кассиров, особенно с небольшим опытом или пожилого возраста. Еще к ошибкам при выборе и использовании устройства стоит отнести:

• отсутствие необходимого интерфейса, чтобы подключиться к компьютеру;
• по характеристикам функционал кассы не подходит к конкретному типу предприятия;
• использование расходников низкого качества;
• самостоятельная регистрация и настройка ККТ без соответствующего опыта;
• приобретение б/у аппаратов (они могут оказаться не снятыми с регистрации, а значит, зарегистрировать ее на новое ИП невозможно).

Неприятным сюрпризом для бизнесмена, особенно начинающего или владеющего мелким предприятием, может оказаться дороговизна содержания онлайн-кассы, например, если очередные обновления и услуги технического специалиста поставщик предлагает за плату.

Ассортимент онлайн-касс достаточно велик и в нем можно «потеряться», обратитесь к нашему опытному специалисту, оставив заявку на сайте или позвонив по телефону – поможем выбрать онлайн-кассу для вашего бизнеса!

Звоните по телефону, указанному на сайте