Как работать в «Честном знаке»: инструкции и советы от ГК Визард

Список товаров, которые нужно маркировать, с каждым годом становится всё больше. Для многих предпринимателей, которые впервые сталкиваются с взаимодействием с системой «Честный знак», этот процесс оказывается сложным и непонятным. Специально для тех, кто хочет научиться быстро работать с личным кабинетом, заказывать коды и легко справляться с перемаркировкой, специалисты компании «Визард» создали простое и понятное руководство.

Как выстроена схема работы в «Честном знаке»

Если товар находится в списке тех, что подлежат обязательной маркировке, то разместить на нём код должны ответственные участники рынка. Это обязанность производителей, поставщиков из-за рубежа, а также компаний, которые занимаются оптовой и розничной торговлей. Как правило, коды Data Matrix наносятся на товары ещё на заводе, но иногда розничные продавцы также должны заказывать эти коды. О таких случаях мы расскажем подробнее далее, а пока разберём алгоритм работы с «Честным знаком».

Предприниматель, который будет работать с маркированным товаром, должен выполнить следующие шаги:

• Оформить электронную подпись: она должна быть усиленной квалифицированной. Подойдёт та, которой подписываете документы в ЭДО.
• Загрузить на компьютер специальную крипто-программу и настроить необходимые плагины. Без этого не получится пройти проверку и завести профиль.
• Оставить заявление на регистрацию. Обычно его одобряют сразу, в течение часа, но заявляют, что в течение двух суток.
• Авторизоваться и оформить профиль, следуя подсказкам системы.
• Подписать документы, чтобы начать работу.

Кроме регистрации, для работы понадобится специальное оборудование. Для кодов лучше всего использовать 2D-сканеры штрихкодов, соответствующие стандартам GS1. Также потребуется принтер этикеток: он сэкономит время нанесения готовых кодов на товар или упаковку. Убедитесь, что кассовое ПО обновлено до последних версий, а формат фискальных документов (ФФД) 1.2.

Начало работы: инструкция по шагам

Этап 1. Оформляем УКЭП.

Если у вас ещё нет УКЭП — например, вы новичок на рынке — то такую подпись можно получить в ФНС. Подпись — это уникальный набор зашифрованных символов, который записывается на внешний защищенный носитель, обычно это Рутокен Лайт или Рутокен ЭЦП 3.0. Подделать такую подпись невозможно, она существует в единственном экземпляре и служит гарантом подлинности документов, которые вы будете ей подписывать.

Этап 2. Устанавливаем ПО.

Нужны специальные программы: «КриптоПро CSP» или «VipNet CSP». Вы можете купить сертификат на одну из этих программ у нас на сайте.

Этап 2. Подключаемся к ЭДО.

Все документы, которые оформляются в сфере маркировки — электронные. Если вы раньше не работали с ЭДО, выберите оператора и заключите контракт. Если уже применяете ЭДО, пропустите этот этап.

Этап 4. Проходим автопроверку компьютера.

Система проведёт автоматическую проверку готовности вашего компьютера. Она включает корректность работы с УКЭП и криптоплагина. Не используйте для входа в ЧЗ Internet Explorer — этот браузер не поддерживается, как и Гугл тоже теперь часто выдает ошибки.

Этап 5. Составляем заявку на регистрацию.

Это предварительный этап перед входом в систему. Нужно будет указать УКЭП, email и номер телефона. Обычно ответ приходит спустя 48 часов, но иногда заявка обрабатывается быстрее. Уточнить, в какой стадии рассмотрение, можно на сайте Честного знака: нужно перейти по ссылке из уведомления и ввести номер заявки. Сообщение, что заявка принята, придёт в письме на электронную почту.

Этап 6. Заполняем профиль

Когда вы впервые заходите в систему, вам нужно будет создать свой профиль. Система сама подскажет, какие данные нужно указать: это ваша роль (импортёр, производитель или продавец в рознице), ваш оператор ЭДО, членство в GS1 и ваши товарные группы.

После этого опроса понадобятся также сведения о компании или ИП. Набор стандартный: ИНН и название, адрес, реквизиты банка. Ещё на этом этапе можно заполнить список сотрудников, которые будут взаимодействовать с сайтом.

Этап 7. Подписываем документы

Система автоматически составит несколько файлов, которые можно найти в разделе «Документы от оператора». Без этого завершающего этапа начать работу будет невозможно, поэтому не игнорируйте этот шаг.

Шаг 8. Пополняем счёт

Коды — платные, поэтому перед заказом нужно пополнить баланс. Компании делают это через счёт, а ИП — через интернет-эквайринг. Пополнить баланс можно через опцию «Платежи» в разделе с документами от оператора.

Установка и настройка ПО

Без специальной программы «КриптоПро CSP» «Честным знаком» пользоваться нельзя. Эту программу надо установить на компьютер в ходе подготовительной работы. Давайте разберемся, как это сделать на компьютере с Windows.

1. Сначала заходим на официальный сайт разработчика — cryptopro.ru. Там можно скачать самую новую версию программы.
2. На сайте находим раздел «Скачать» и выбираем «КриптоПро CSP». Скачиваем файлы для установки.
3. Перед установкой нужно прочитать лицензионное соглашение. Это правила, по которым можно пользоваться программой. Ставим галочку, если согласны с этими правилами.
4. Выбираем версию программы для Windows.
5. Загружаем скачанный файл. Можно выбрать автоматическую загрузку.
6. Запускаем скачанный файл. Программа сама установится по заданным параметрам. Вам не нужно ничего делать, нужно только подождать.

Сервис проверит, всё ли вы сделали правильно. Нужно зайти на сайт и выбрать «Перейти к проверке». Если что-то не так, система сообщит об этом и даст подсказки, как можно исправить ситуацию.

Зачисление средств на баланс

Каждый код, который система присваивает товару — платный. Поэтому важно заранее положить деньги на счёт, чтобы быстро оплачивать заказанные коды. Для этого нужно запросить счёт на оплату.

Процесс пополнения:

1. Нажмите «Получить счёт» и выберите лицевой счёт для товарной группы.
2. Система формирует и отправляет счёт на указанный email.
3. После оплаты деньги зачислятся на баланс. Эти средства можно использовать для покупки кодов маркировки.

Для индивидуальных предпринимателей есть ещё один способ пополнения счёта — авансовый платеж через интернет-эквайринг. Это похоже на обычный банковский перевод, когда вы платите картой в магазине. Важно знать, что у каждой товарной группы в системе свой отдельный счёт.

Как заказать код маркировки

Если вы сами производите товары или ввозите их из-за рубежа, то код нужно будет наносить ещё на заводе или на таможне. Это значит, что заказывать их нужно заранее: выпускать на рынок товар без маркировки нельзя. Продавцы в розничной торговле и оптовики реже сталкиваются с этим процессом, однако такие ситуации встречаются. Например, заказать новый код нужно при перемаркировке товара, при маркиировке остатков, его возврате в оборот в случае, когда заводская марка оказалась повреждённой.

Как сделать заказ на код маркировки:

1. Опишите товар в разделе Национальный каталог или найдите уже созданный.
2. Авторизуйтесь и перейдите в «Заказы», после чего выберите «Создать». Вам потребуется код товара из Национального каталога.
3. Внесите необходимую информацию в поля, которые предложит система.
4. Укажите, сколько кодов вам нужно и каких (например, для упаковки или для отдельного товара).
5. Оформите заказ и подпишите его электронной подписью.
6. Введите товар в оборот в случае маркировки остатков.

Будьте готовы к тому, что заказанный код придётся подождать. Иногда заказ обрабатывается моментально, а иногда — несколько часов. Всё зависит от загруженности системы и масштаба вашей заявки: один код сгенерируется быстро, а сотня — через некоторое время. Готовые коды будут ждать вас в «Заказах».

Как печатать код маркировки

Итак, вы заказали коды и дождались их готовности. Теперь нужно распечатать их. Откройте заказ и выберите товар, код к которому хотите распечатать. Рядом с ним вы увидите иконку с изображением принтера. Если на неё нажать, код начнёт печататься.

Способ печати зависит от того, как работает ваш бизнес и какие у вас требования к доставке. Например, Data Matrix могут быть напечатаны на наклейках, в упаковочных материалах или прямо на самом товаре. Однако если вы оптовый или розничный продавец, то, скорее всего, вы будете использовать обычный принтер или принтер этикеток: закон не запрещает такой способ нанесения.

Как ввести товар в оборот

Ответственность за ввод товаров в оборот возлагается на производителя или импортёра. Однако в ряде случаев, таких как перемаркировка или нанесение марок на остатки, этот процесс может быть делегирован продавцу.

1. Авторизуйтесь и перейдите в «Документы».
2. Откройте раздел «Ввод в оборот», а затем «Маркировка остатков».
3. Выберите товары, которые нужно промаркировать с помощью кнопки «Добавить».
4. Введите все необходимые сведения о товарах.
5. Поставьте подпись на документах.

Как перемаркировать товар

Перемаркировка товаров — это процесс, когда на товар или его упаковку наносят новый код. Обычно на это даётся три дня после того, когда товар вернули. Поэтому особенно важно, чтобы всё было сделано быстро и чётко.

Вот основные шаги, которые нужно выполнить:

1. Оформить код товара. Это можно сделать в технической карточке в Национальном каталоге.
2. Сделать заказ на перемаркировку. В системе заказов есть специальная опция «Перемаркировка».
3. Разместить новую марку. Дождитесь завершения заявки и напечатайте код, чтобы затем наклеить его.

Последний шаг — сообщить системе, что товар снова в обороте. В сообщении нужно привести причину перемаркировки и дату, чтобы «Честный знак» обновил информацию о товаре.

Специалисты ГК «Визард» могут помочь предпринимателям на всех этапах: от оформления УКЭП до регистрации в системе и создания кодов маркировки.

Порядок и этапы работы: итоги

Схема работы системой маркировки может быть понятна не сразу: особенно часто предприниматели испытывают сложности с установкой криптографических программ и подписи. Подведём итоги пошаговой инструкции, которая поможет вам справиться на первых порах и определить порядок действий, а также проверить, не были ли какие-то шаги пропущены.

1. Получаем УКЭП и устанавливаем криптографический плагин. После установки проверяем его корректность на сайте.
2. Оставляем заявку на регистрацию.
3. Получаем одобрение заявки и заполняем профиль.
4. Ставим подпись в документах.

Что делать после регистрации:

1. Пополняем баланс для оплаты кодов.
2. Заказываем коды, тщательно заполняя все поля.
3. Для остатков оформляем заявку, для перемаркировки — заказываем новые марки в разделе с этим названием.

Вопросы и ответы

Как начинается работа предпринимателя с «Честным знаком»?

Приобретите УКЭП, установите криптографический плагин Честный знак — «КриптоПро CSP» на свой компьютер. Оставьте заявку и получите одобрение, а затем оформите профиль. В финале — подпишите документы.

Что нужно для регистрации в маркировке?

Нужна подпись (УКЭП) и крипто-плагин. Сначала система проверяет компьютер на соответствие требованиям. Затем нужно составить заявку и дождаться одобрения.

Как оформить код на остатки продукции?

1. Опишите товары во раздел Национальный каталог используя форму Техническая карточка, отправьте на модерацию, после проверки необходимо Опубликовать карточку, подписав ЭЦП. Это очень важно, потому что в любом другом статусе карточки, коды маркировки будет невозможно ввести в оборот.Здесь присваивается код товара.
2. Создайте заказ на необходимое количество кодов маркировки к каждому коду товара. Для этого перейдите в раздел Заказы, при оформлении нового заказа нужно указать способ выпуска КМ - это Маркировка остатков, подписать заказы с помощью электронной подписи и дождаться их обработки. После открывается доступ к печати КМ.
3. Ввести КМ в оборот. Раздел Маркировка, переходим во вкладку Документы, Ввод в оборот. Выбираем КМ, которые нужно ввести в оборот и подписываем электронной подписью.

После этого этапа товар можно продавать через кассу с использованием сканера.

Как пополнить баланс?

Необходимо нажать в главном меню на иконку кошелька, которая находится слева экрана. Выбрать баланс по какой товарной группе нужно пополнить баланс. Оплата кодов происходит из расчета 60 коп за 1 код маркировки. Баланс можно пополнить как по счету,так и банковской картой. Счет формируется самостоятельно через ЛК.

Как распечатать коды?

Найдите товар с оформленным кодом и нажмите на иконку с изображением принтера. Для печати можно использовать и обычный принтер, и этикеточный. В ЛК Честный знак уже есть готовые шаблоны этикеток.