Срок действия фискального накопителя

Наличие действующего ФН – обязательное условие работы онлайн-кассы. Устройство представляет собой запоминающее устройство, устанавливаемое в кассу. Через ФН сведения о транзакциях передаются в систему "Честный Знак".

На сегодняшний день использование онлайн-кассы без ФН запрещено действующим законодательством РФ. Как правильно выбрать фискальный накопитель по сроку действия и что делать, если этот срок закончился – рассказываем в статье.

Какие бывают фискальные накопители по сроку действия и какой ФН выбрать?

Существует всего два типа данных устройств в зависимости от срока действия – на 13/15 месяцев и на 36 месяцев. Срок действия фискального накопителя в онлайн-кассе отсчитывается не с даты производства ФН, а с даты его установки в онлайн-кассу и активации. При этом необходимо учитывать, что в документации ФН указывается максимально возможный срок работы, а реальный может отличаться – в зависимости от нюансов конкретного бизнеса.

При выборе ФН необходимо ориентироваться на применяемую систему налогообложения и тип бизнеса. Использование того или иного типа накопителя регламентировано Федеральным законом № 54-ФЗ.

Юридическое лицо или ИП имеет право приобрести данное устройство со сроком действия 13 месяцев при соблюдении следующих условий:   

• если сферой деятельности ООО или ИП является реализация подакцизной продукции либо оказание услуг общепита,

• если компания или ИП работает на ОСНО,

• если деятельность носит сезонный характер (в этом случае сфера бизнеса и применяемая система налогообложения не имеют значения),

• если компания или предприниматель ведет деятельность в местности, удаленной от сетей связи – в данном случае возможно применение ККТ без передачи фискальных данных в налоговую службу. Конкретный перечень таких местностей устанавливается в отдельности для каждого региона.

Использование фискального накопителя на 36 месяцев разрешено компаниям и ИП при соблюдении перечисленных далее условий:

• если фирма или предприниматель не являются платежным агентом (либо субагентом);

• если работают на специальном режиме налогообложения без совмещения с ОСНО – УСН, патент, ЕСХН;

• если деятельность не носит сезонный характер;

• если компания или ИП не реализуют подакцизную продукцию;

• если в торговых точках применяются онлайн-ККТ, то есть эти точки не располагаются в местностях, удаленных от сетей связи.

Более наглядно о том, кто и в каких случаях может применять тот или иной фискальный накопитель – в таблице. Там же указано, какое количество дней по факту проработает выбранный ФН.

Следует внимательно разобраться с выбором, прежде чем покупать накопитель. Ориентироваться можно на указанную таблицу. Но есть и нюансы. Например, ФН на 15 месяцев для ОСНО обычно работает 470 дней, но если вы продаете сигареты или другой подакцизный товар, его хватит только на 410 дней. Потом ФН заблокируется — нужно будет покупать новый. Необходимо тщательно изучить документацию конкретного выбранного устройства перед покупкой. У некоторых моделей в паспортах указаны ограничения для того или иного типа бизнеса.

Итак, по окончании срока действия фискальный накопитель блокируется. Работа онлайн-ККТ с заблокированным накопителем невозможна, так как касса не сможет формировать документы. О том, как правильно отключить устройство с истекшим сроком действия и установить новый, читайте далее.

Также ФН может заблокироваться до истечения срока службы, поскольку объем памяти в любом накопителе ограничен.

Как узнать срок действия ФН?

Для того, чтобы окончание срока действия ФН не стало неожиданностью, которая прервет продажи, важно отслеживать этот срок. Делать это можно в личном кабинете ОФД. Сервис сам считает сроки замены ФН, основываясь на документации активированного накопителя и отчетах ККТ. Если используется большое количество ККТ, то можно просматривать данные по всем кассам в таблице.

В личном кабинете также можно просматривать автоматические уведомления о приближении срока замены ФН. Как правило, такие напоминания поступают за 30 дней до окончания действия накопителя и за 3 дня до срока замены. 

Просмотренные уведомления можно скрыть вручную. Также напоминания о замене ФН будут скрыты системой автоматически, если в ОФД поступит отчет о замене накопителя.

Что делать, если срок действия фискального накопителя закончился?

Современные онлайн-кассы предупреждают пользователей о том, что у криптографического модуля для записи (так его еще называют) истекает срок действия или заканчивается свободная память. Что делать, если истек срок действия фискального накопителя и он заблокировался?

1. Закрыть смену. Здесь важно убедиться, что все данные о транзакциях успешно отправлены ОФД. Проверить это можно, заглянув в отчет о закрытии смены – если там в разделе "Количество неотправленных документов" указан "0", то все в порядке. Если какой-то документ не был отправлен (количество неотправленных документов – больше нуля), то следует проверить подключение к сети и попробовать еще раз. Если проблема не исчезает – обратиться в авторизованный сервисный центр. Запрещено извлекать накопитель, если не были переданы все данные.

2. Как только все сведения отправлены ОФД, можно закрывать накопитель. Это делается через кассу, подробная инструкция – у каждой модели ККТ своя и есть в ее документации.

3. После закрытия ФН касса создаст отчет о закрытии. Его необходимо сохранить.

4. Когда отчет готов, можно извлекать устройство. Для этого придется открыть его отсек на ККТ. Специалисты рекомендуют не делать этого самостоятельно, а обратиться к производителю.

5. На место использованного криптографического модуля для записи теперь можно установить новый. После этого касса должна быть перерегистрирована, причиной перерегистрации следует указать "Замену фискального накопителя". Также в форму заявки на перерегистрацию необходимо внести сведения из отчета о закрытии предыдущего накопителя. Пользоваться кассой можно начинать, когда перерегистрация будет завершена.