Как работать с Честным знаком сотруднику организации

Если ваш бизнес связан с маркированными товарами, то вы наверняка уже знаете, что взаимодействовать с системой Честный знак придется очень много. Не обязательно брать все обязанности на себя, руководитель может передать права на работу с Честным знаком сотруднику организации. Расскажем, зачем это нужно и как правильно оформить все процессы.
Если замыкать все процессы в компании на руководителя, то это приведет не только к перегрузке, но и к замедлению бизнес-процессов. Руководителю с правом подписи придется постоянно решать текущие вопросы, не оставляя времени для других дел. Именно поэтому в Честном знаке можно добавлять профили сотрудников, которые смогут забрать часть нагрузки на себя.

Как начать работать в Честном знаке сотруднику организации

Чтобы сотрудник, которому руководитель хочет делегировать свою ответственность за работу в Честном знаке, начал работу, нужно провести подготовительную работу. 

1. Получить УКЭП на сотрудника организации. УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, которая открывает доступ к возможностям Честного знака и электронного документооборота. Ее можно оформить в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. 
2. Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на сотрудника. Доверенность в Честном знаке оформить на сотрудника можно всего за несколько минут с помощью электронной подписи руководителя организации . Она будет гарантировать, что сотрудник работает с маркировкой по производственной необходимости, инициированной руководителем.
3. Добавить сотрудника в личный кабинет Честного знака и назначить ему права. 

Мы расскажем о каждом шаге подробно, чтобы вы смогли провести этот процесс быстро и самостоятельно. 

Где и как получить ЭЦП на сотрудника

ЭЦП или КЭП и УКЭП — квалифицированная и усиленная квалифицированная электронная подпись соответственно. Такие подписи можно оформить в удостоверяющем центре и в других компаниях, предоставляющих такие услуги, например, у нас в ГК “Визард”. Для получения понадобится паспорт, СНИЛС и ИНН. Получить подпись можно только при личном обращении человека, на которого выпускается КЭП, при предоставлении оригиналов документов. Однако те подписи, которые оформляются на физлицо (то есть на сотрудника), потребуется дополнительно заверять машиночитаемой доверенностью. 

Как и где получить МЧД для сотрудника для работы в Честном знаке

Чтобы получить машиночитаемую доверенность, не нужно дополнительно обращаться в налоговую инспекцию или аккредитованный центр. В Честном знаке доверенность на сотрудника оформляется прямо внутри системы. 
Для этого нужно нажать кнопку “Добавить пользователя” в разделе “Пользователи”. Откроется окно, в котором нужно будет выбрать роль: администратор, сотрудник или сотрудник с правом подписи. 



Далее потребуется заполнить данные о выпускаемой доверенности:

• срок действия
• данные об организации, выдающей доверенность
• на каком основании выдается доверенность

Следующий шаг — заполнение данных о сотруднике:

• ФИО
• дата рождения
• СНИЛС
• ИНН 
• паспортные данные
• электронная почта

Эти поля можно заполнить автоматически, если загрузить сертификат электронной подписи сотрудника. 



Последний шаг — заполнение данных о доверителе, то есть о руководителе организации.

• должность
• ФИО
• СНИЛС
• ИНН
• дата рождения

Теперь нужно нажать кнопку “Подписать”. Доверенность автоматически будет отправлена в ФНС, а среди пользователей появится новый. Первые 24 часа у нее будет статус “проверяется”: проверка ведется на стороне ФНС. После запись поменяет статус на “активна”. 
Также можно загрузить доверенность, которая уже была выпущена в другой системе. Для этого понадобится ввести ее идентификатор. 

Как добавить сотрудника в личный кабинет Честный знак и назначить ему права доступа

Мы уже описали алгоритм добавления нового пользователя. Первое действие при добавлении нового сотрудника — назначение ему прав доступа. Если требуется изменить права доступа — например, сократить их или расширить, это также можно сделать в Честном знаке. Для этого нужно найти нужного сотрудника в списке и отредактировать его профиль, следуя подсказкам системы. 

• роль “администатор” почти полностью дублирует права руководителя: он может управлять правами других пользователей, работать с этикетками, управлять заказами, а также добавлять новых пользователей по доверенностям, выпущенным в других системах (не в Честном знаке). 
• роль “сотрудник с правом подписи” может работать с отчетами, национальным каталогом. Недоступно добавление и редактирование новых пользователей. 
• роль “сотрудник” позволяет просматривать сведения, добавлять новые карточки в каталог или отправлять документы нельзя.

Также есть роль “сотрудник с ОУКЭП”, то есть сотрудник с обезличенной подписью. Работать с этой ролью можно только через API. 
Таким образом, сотрудники в Честном знаке будут использовать только в том объёме, который руководитель для них обозначит. 

Как работать сотруднику организации на Эвоторе в системе Честный знак

Алгоритм работы в Честном знаке на кассе Эвотор ничем не отличается. Чтобы добавить нового сотрудника и назначить ему роль, нужно пройти такие же шаги:

• Оформить УКЭП
• Выпустить машиночитаемую доверенность (можно сделать это в стороннем сервисе, а не в Честном знаке)
• Назначить роль сотруднику в личном кабинете Честного знака. Это можно сделать прямо на кассе. 

Если Вы хотите, чтобы сотрудник мог принимать документы по ЭДО прямо на Эвоторе, необходимо скачать машиночитаемую доверенность из ЛК Честный знак, подгрузить ее в ЛК Эвотор и вставить флэшку с электронной подписью в кассу и привязать к приложению Маркировка. Подробнее о настройке приложения здесь: https://support.evotor.ru/article/a6558243-30d9-4dfe-8658-465805306dad

ГК “Визард” плотно работает с компаниями, занимающимися продажей маркированных товаров. Наш опыт позволяет нам быстро разобраться с любыми вопросами по маркировке. Если вам нужно выпустить ЭЦП для Честного знака на сотрудника и зарегистрировать ее в системе, мы можем вам помочь. Напишите или позвоните нам, чтобы получить подробные инструкции.