Что такое ККТ, ее функции и задачи

Контрольно-кассовая техника — это машины для автоматизации процессов расчетов с потребителями и учета продаж. Однако для многих расшифровка аббревиатуры остается непонятной: что такое контрольно-кассовый аппарат, кому он необходим и как выбрать ККТ для ИП? В этой статье мы разберем основные характеристики ККТ, их важность для различных областей деятельности и дадим рекомендации по эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Функции ККТ

• Регистрация продаж: фиксирует каждую сделку для ведения точного учета товаров и услуг.
• Выдача чеков: генерирует и печатает чеки для подтверждения покупки для клиента.
• Учет налогов: автоматически рассчитывает и учитывает налоги, что упрощает процесс отчетности для бизнеса и направляет обязательные данные в налоговые органы.
• Интеграция с бухгалтерией: многие модели могут интегрироваться с бухгалтерскими программами, что облегчает ведение финансового учета.
• Отчеты о продажах: формирует отчеты о продажах за различные периоды, что помогает анализировать результаты работы.
• Безопасность: современные аппараты имеют функции защиты данных и предотвращения мошенничества.

Задачи ККТ

• Соблюдение законодательства: аппарат выполняет требования налоговых законов Российской Федерации, что снижает риск штрафов для предпринимателей.
• Улучшение обслуживания клиентов: быстрая обработка платежей и выдача чеков повышают уровень сервиса и удовлетворенность клиентов.
• Оптимизация бизнес-процессов: автоматизация расчетов и учета сокращает время на рутинные операции, позволяя сосредоточиться на развитии бизнеса.
• Анализ продаж: сбор данных о продажах помогает предпринимателям принимать обоснованные решения по ассортименту, ценам и маркетинговым стратегиям.
• Повышение прозрачности: аппарат обеспечивает прозрачность финансовых операций, что способствует доверию со стороны покупателей и партнеров.

Касса ККТ не только помогает соблюдать законы, но и способствует улучшению качества обслуживания и повышению эффективности работы компании.

Виды ККТ

Мы уже выяснили, что контрольно-кассовая машина — это аппарат для учета наличных и безналичных расчетов и выдачи чеков покупателям. Виды контрольно-кассовых машин различаются по функционалу, назначению и способу применения. Разберем, какие кассовые машины бывают:

• Автономные кассы (ньюджеры): подходят для малого бизнеса с низкой проходимостью и небольшим количеством документов. На таких кассах неудобно и нельзя продавать маркированные товары (не поддерживается). Обычно в них встроен аккумулятор. Если у вас до 10 номенклатур в день, то ньюджер — хороший бюджетный вариант.
• Фискальные регистраторы: работают в связке с программным обеспечением (1С, Далион, Мой склад, АЙКО и т.п.). ПО дает команду на фискальный регистратор, и чек печатается с соблюдением законов. Аппарат фиксирует все операции и передает данные в налоговые органы через ОФД. Фискальные регистраторы обеспечивают защиту от подделки данных и контролируют объем продаж. Они различаются по скорости печати, наличию автоотрезчика, ресурсу печатающей головки. Модель нужно выбирать исходя из количества пробиваемых чеков за день.
• Смарт-терминалы: с развитием технологий появились мобильные модели для торговли. Такие кассы представляют собой портативные аппараты, которые могут работать на базе планшетов или смартфонов. Они отличаются наличием встроенного ПО для товарного учета и аккумулятора (что очень удобно для выездной торговли), а также банковского модуля.
• POS-терминалы: хотя они чаще используются для безналичных расчетов, многие POS-терминалы также имеют функции ККТ. Они принимают платежи с карт и печатают чеки.
• Кассы самообслуживания: в крупных супермаркетах все чаще встречаются кассы самообслуживания, где покупатели сами сканируют товары и распечатывают чеки.

Каждый из этих видов ККТ имеет особенности применения, и выбор конкретной модели зависит от задач бизнеса, объема продаж и требований налоговых законов. Важно помнить, что выбор ККТ упрощает учет и повышает доверие клиентов.

Кому нужно использовать ККТ

Контрольно-кассовое оборудование – это инструмент для многих видов бизнеса. Основная задача кассовой техники — обеспечить учет наличной и безналичной оплаты, а также соответствие закону. Но кому нужно использовать ККТ?

• Малый и средний бизнес: владельцы магазинов, кафе, ресторанов, аптек и других точек торговли обязаны применять контрольно-кассовые аппараты.
• Онлайн-магазины: с ростом электронной торговли многие интернет-магазины также должны использовать ККМ. Это необходимо для учета онлайн-продаж, распечатки чеков для покупателей. Онлайн-кассы автоматически отправляют данные о продажах в налоговую службу, что упрощает отчетность.
• Услуги: парикмахерские, автосервисы, фитнес-клубы и другие также должны использовать ККТ. Это помогает вести учет доходов и обеспечивает прозрачность в расчетах с клиентами.
• Физические лица-предприниматели: ИП, работающие на упрощенной системе налогообложения или патенте, также обязаны применять ККТ при расчетах с клиентами. Это важно для соблюдения налоговых требований и избежания штрафов.
• Крупные сети: для крупных торговых сетей работа с ККТ — это не только законодательно обязательное требование, но и способ оптимизации крупных бизнес-процессов. Современные виды кассовых аппаратов для магазинов позволяют интегрировать ККМ с другими сервисами по управлению, что упрощает контроль за финансовыми потоками.

Работа с ККМ необходима для широкого спектра бизнесов и организаций. Применение контрольно-кассовых машин существенно упрощает работу, сокращает риски, связанные с налоговой.

Развенчиваем мифы

• Миф 1: онлайн-ККТ нужна только крупным компаниям. Реальность: она обязательна для всех видов бизнеса, включая ИП и небольшие компании.
• Миф 2: если я продаю товары или услуги только в онлайн, кассовая техника не требуется. Реальность: онлайн-касса обязательна для всех видов продаж, включая онлайн-продажи.
• Миф 3: это слишком дорого. Реальность: есть варианты онлайн-касс, отличающиеся по цене и функционалу.

Исключения в применении и специальные случаи

Закон Российской Федерации о применении ККМ предусматривает ряд исключений, когда кассовый аппарат не требуется. Организации и индивидуальные предприниматели, за исключением тех, которые осуществляют торговлю подакцизными товарами с учетом специфики своей деятельности или особенностей своего местонахождения, могут производить расчеты без применения ККТ при осуществлении следующих видов деятельности и при оказании следующих услуг:

• Продажа газет и журналов на бумажном носителе, а также продажа в газетно-журнальных киосках сопутствующих товаров при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов товарооборота и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;
• Продажа ценных бумаг;
• Обеспечение питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;
• Торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами, кроме торговли непродовольственными товарами, которые определены в перечне, утвержденном Правительством Российской Федерации;
• Осуществляемая вне стационарной торговой сети разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи, товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации) с рук, из ручных тележек, корзин и иных специальных приспособлений для демонстрации, удобства переноски и продажи товаров, в том числе в пассажирских вагонах поездов и на борту воздушных судов;
• Торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой;
• Торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонная торговля вразвал овощами, в том числе картофелем, фруктами и бахчевыми культурами;
• Прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;
• Ремонт и окраска обуви;
• Изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• Реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;
• Вспашка огородов и распиловка дров;
• Услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• Сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, а также жилых помещений совместно с машино-местами, расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности;
• Розничная продажа бахил.

Полный перечень по ссылке.

Специальные случаи правил работы с ККТ

Существуют случаи применения контрольно-кассовой техники, которые требуют соблюдения иных требований:

• ИП на патентной системе налогообложения: Индивидуальные предприниматели с ПСН могут не использовать ККМ при осуществлении видов деятельности, перечисленных в пункте "Исключения в применении и специальные случаи". При расчете они обязаны выдавать покупателю документ с названием, номером по порядку и реквизитами.
• Удаленная продажа продукции с оплатой через интернет-эквайринг: При дистанционном способе продажи товаров, оплата которых производится банковской картой через интернет-эквайринг. Чек о покупке в электронной форме формируется не позже рабочего дня, следующего за днем покупки, и направляется покупателю на его электронную почту или номер телефона. Достаточно сформировать кассовый чек на общую сумму покупок за день и отправить его покупателям в разрезе каждой сделки.
• Интернет-услуги: Для организаций и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги через интернет и принимающих онлайн-оплату, кассовый чек может быть сформирован в электронном виде. Он направляется покупателю на его электронную почту или телефонный номер в течение 5 рабочих дней с момента проведения платежа за товар.
• В автономных торговых точках: Организации и индивидуальные предприниматели, организующие торговлю в удаленных или труднодоступных местах, если там отсутствует возможность подключения к сети Интернет, имеют возможность использовать кассовый аппарат без подключения к платформе ОФД. В этом случае кассовые чеки не передаются ОФД, а хранятся в фискальном накопителе.
• Мобильные ККМ (mPOS-терминалы): Мобильные ККМ принимают платежи в любом месте, где есть сотовая связь. Они подключаются к смартфону или планшету через Bluetooth или Wi-Fi и печатают кассовые чеки на мобильных принтерах. Мобильные модели нужно регистрировать в налоговой инспекции и соблюдать те же правила работы ККТ, что и для традиционных стационарных.
• Торговые автоматы: Торговые автоматы для продажи товаров и услуг также подлежат учету в налоговой службе и оснащению контрольно-кассовой техникой. Печатные чеки в торговых автоматах выдаются покупателям непосредственно после оплаты покупки.
• Автоматизированные системы самообслуживания (АСС): АСС (платежные терминалы, торговые автоматы с карточным обслуживанием) могут быть интегрированы с ККМ. В таком случае при покупке чек выдается потребителю терминалом или печатается на чековом принтере, подключенном к АСС.

Шаги по подключению и регистрации ККТ

После выбора модели у официального поставщика, который имеет право продавать и обслуживать контрольно-кассовую технику, выполните несколько шагов:

• Договор с платформой ОФД: Выберите оператора фискальных данных (ОФД) и заключите с ним договор на передачу фискальных данных. ОФД будет принимать и хранить фискальные данные с вашего контрольно-кассового оборудования.
• Оформление ККМ в налоговой службе: Пройдите регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговой инспекции по месту ее установки. Для этого подайте заявку на оформление в официальном порядке и предоставьте необходимые документы и данные. Зарегистрировать аппарат можно также через личный кабинет на сайте nalog.ru. Для этого заполните нужные параметры и заверьте их электронной подписью.
• Настройка и подключение ККТ: Настройте параметры устройства по соответствию требованиям законов РФ и особенностями вашего бизнеса. Подключите ККТ к ОФД и установите фискальный накопитель.
• Тестирование контрольно-кассового аппарата: Протестируйте работу аппарата, сформировав тестовый кассовый чек. Убедитесь, что ККТ правильно передает фискальные данные ОФД.

После выполнения всех шагов ваше оборудование готово к работе.

Ответственность за неиспользование ККТ

Неиспользование контрольно-кассовой техники или нарушение порядка ее применения влечет за собой административную ответственность, а иногда и уголовную.

• Административная ответственность: штраф для должностных лиц: от 25% до 50% от суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей. Штраф для юридических лиц: от 75% до 100% от суммы расчета, но не менее 30 тысяч рублей.
• Уголовная ответственность: штраф до 300 000 рублей. Ограничение свободы на срок до 3 лет - за повторное в течение года неиспользование техники или нарушение порядка применения ККМ.
• Другие санкции: конфискация средств и предметов, полученных при расчетах без ККТ; приостановление работы компании на срок до 90 суток.

С конкретными штрафными случаями и санкциями за них можно ознакомиться в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 29.12.2022) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации".

Заключение

Внедрение и работа с контрольно-кассовой техникой является требованием законодательства для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, проводящих расчеты с физическими лицами. ГК Визард предлагает подключение, регистрацию и техподдержку контрольно-кассового оборудования.