Товарно-складской учёт в iiko: с чего начать

iiko — комплексное решение, которое может эффективно автоматизировать работу в заведении общепита любого формата: от маленьких кафе до сетей фастфуда или ресторанов. iiko выбирают за простоту использования, возможность масштабирования, оптимизацию рутинных процессов. Складской учёт — одна из сильных сторон программы, и сегодня мы расскажем, как выстроить работу со складом в iiko

Функции iiko для автоматизации складского учёта

Айко — разносторонняя программа, которая позволяет управлять складом на всех уровнях. С её помощью можно принимать товары, проводить инвентаризацию, вести базу данных товаров и поставщиков, оптимизировать систему хранения.

• Учёт товаров на складе по разным характеристикам.

• Ведение документации о приёмке, контроль соответствия количества и качества.

• Сведения о перемещении товаров внутри склада или между разными складскими площадками.

• Инвентаризация (по группам или по наименованиям) и выявление недостачи или излишков.

• Аналитика движения товаров, остатков на складах, оборачиваемости и других показателей.

• Расчёт оптимальных уровней запасов, формирование заказов поставщикам на основе анализа потребностей и остатков.

Управление товарными запасами

iiko помогает контролировать и оптимизировать количество товаров на складе ресторана, бара или кафе. С помощью программы можно следить за остатками и составлять план закупок, учитывать сроки годности, анализировать, какие товары заканчиваются быстрее, а каких хватает надолго. Получить данные можно с помощью отчётов, которые формирует iiko. Например, сведения об остатках помогут владельцу бизнеса или управляющему следить за количеством тех или иных ингредиентов и вовремя отправлять заказ поставщикам, чтобы блюда не попадали в стоп-лист. Мало того, можно настроить автоматическую отправку заказов, когда количество товара на складе достигнет определённого значения. Находить просрочку и списывать её тоже можно с помощью iiko. На основе движения товаров система строит отчёты-прогнозы, которые тоже помогают планировать закупки.

Контроль за движением товаров

Айко позволяет увидеть весь процесс движения товара с момента его поступления на склад. Чтобы увидеть, как расходуется тот или иной ингредиент, нужно всего лишь запросить нужный отчёт в программе. Можно выбрать определённый период и увидеть, в каких блюдах чаще всего использовался товар, у какого поставщика был приобретён и когда проходил инвентаризацию. Также можно увидеть, были ли перемещения товара между складами.

Анализ продаж и отчетность

iiko предлагает десятки разнообразных отчётов, которые позволяют сделать все процессы учёта в ресторане полностью прозрачными. Доступны отчёты о продажах как за период, так и заведениям, формату оплаты и даже сотрудникам. Если нужна детализация, можно запросить отчёт по кассовой смене. Такой подход позволяет быстро находить слабые места в работе заведения: например, часы с минимальной и максимальной нагрузкой, эффективность сотрудников и другие. А детальный отчёт о среднем чеке поможет составить представление о динамике продаж. Кстати, любой отчёт можно распечатать или выгрузить из iiko в формате Excel: удобно, если нужно отправить информацию или использовать данные в презентации.

Как начать работу с iiko

Начинать работу с iiko нужно поэтапно: сначала требуется установка и первичная настройка системы, затем — интеграция с эквайрингом, бухгалтерией, государственными системами (ЕГАИС, Честный знак и пр.), а в финале — обучение персонала. Последний пункт часто пропускают, и это ошибка, так как чем больше сотрудники знают о возможностях iiko, тем быстрее и эффективнее выстраивают свои рутинные процессы.

Первоначальная настройка системы

Первичной настройке программы всегда предшествует анализ. В него входит определение типа заведения (ресторан со столиками, фастфуд с обслуживанием на кассе и пр.), количество складов, набор оборудования. Это повлияет на то, как будет работать интерфейс программы.

Далее происходит настройка структуры заведения: нужно добавить склад (или склады), состав заведения (кухня, зал, бар и пр.), распределить роли сотрудников и настроить доступы, заполнить справочник номенклатуры (блюда и товары), техкарты блюд.

Подключение оборудования — второй шаг. Нужно добавить сведения об онлайн-кассе, терминалах, принтерах и других устройствах.

Третьим шагом в первоначальной настройке выступает настройка интеграций. Среди них обязательные — подключение к Честному знаку, ЕГАИС, системе “Меркурий”, а также те, которые планируется использовать: например, эквайринг, бухгалтерию и другие.

Обучение персонала

Обучение сотрудников работе с iiko важно, так как это повышает эффективность, снижает ошибки, оптимизирует процессы и улучшает взаимодействие с гостями. Так, например, знание о том, как добавлять или исключать ингредиенты из блюд ускоряет работу официанта, упрощает труд повара и повышает лояльность гостя, который получил именно то, что хотел. Кроме того, знание системы обеспечивает единообразие, что облегчает адаптацию к изменениям в программе и процессам.

Внедрение интеграций

iiko можно легко подключить к государственным системам ЕГАИС, Честный знак и “Меркурий”. Это обязательно нужно сделать, чтобы все данные вовремя поступали в контролирующие органы, а бизнес избежал штрафов. Также стоит подключить iiko к ЭДО, чтобы обмениваться данными с поставщиками (возможно подключение разных сервисов ЭДО) и системе бухгалтерского учёта. Для упрощения работы персонала можно провести интеграцию с мобильными терминалами для официантов, электронным меню и другими сервисами. Если ресторан осуществляет доставку, то тоже стоит озаботиться проведением интеграции с сервисами доставки еды. Стоит отметить, что не ко всем внешним сервисам iiko подключается просто: так, например, если предприниматель хочет связать программу со своим сайтом или CRM-системой, то лучше обратиться к профессионалам. Группа компаний “Визард” — сертифицированный партнёр iiko: мы можем помочь с настройкой программы или провести интеграцию с внешними сервисами.

Часто задаваемые вопросы

Как проверить правильность учёта?

Чтобы убедиться, верно ли настроен учёт в iiko, нужно провести аудит системы.Обычно он включает проверку торгового предприятия, результатов инвентаризации, накладных и отчётов.

Как управлять складом в iiko?

В управление складом входит несколько процессов: первичная настройка организации хранения, учёт поступающих и списываемых товаров, заполнение номенклатуры, инвентаризация и контроль накладных. Следить за данными позволяют отчёты, которые формирует iiko.

Что делать при возникновении ошибок?

Если iiko выдаёт ошибку, лучше всего обратиться к надежному партнеру. Чаще всего ошибки в складском учёте связаны с неверно заполненной номенклатурой, техкартой, путаницей с единицами измерения и неверно указанным складом.