Приложение для мобильной инвентаризации iikoInventory

Инвентаризация — хлопотный и трудоёмкий процесс, который занимает немало времени. В кафе инвентаризировать приходится множество различных активов: от продуктов питания и расходных материалов до посуды. Кроме того, некоторые продукты могут быть трудно поддающимися подсчёту: особенно это касается весовых товаров. Однако есть способ ускорить процесс инвентаризации в iiko и сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором — использовать мобильное приложение для инвентаризации. Расскажем, как в Айко сделать инвентаризацию по товарам с помощью смартфона.

Что такое iikoInventory?

iikoInventory — мобильное приложение, которое разработано специально для сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию в Айко. Оно устанавливается на обычный смартфон, а инвентаризация создаётся в iikoWeb, после чего сотрудник может начать подсчёт. Приложение может работать автономно (в случае, если инвентаризация уже началась, а сигнал пропал, система сохранит данные до восстановления соединения), не требует специальных разрешений и подключения сканера штрихкода.

Основные функции приложения

• Встроенный сканер. Камеру смартфона можно использовать вместо отдельного сканера. Достаточно навести объектив на код, и система мгновенно его распознаёт.
• Фотографии товаров. Для товаров с похожими названиями можно добавлять изображения в карточки (они подтянутся из номенклатуры iikoOffice). Не нужно приглядываться к мелкому изображению: при нажатии на фото оно открывается в полном размере на весь экран.
• Умный поиск. Искать позиции можно по артикулу, фото, названию или его части.
• Автоматическое определение веса. Для весовых товаров приложение автоматически считывает вес из штрих‑кода.
• Зоны хранения. Удобно, если склад большой и инвентаризацию в Айко проводят сразу несколько человек. За каждую зону можно назначить своего ответственного и следить за прогрессом подсчёта: система подсказывает, сколько позиций осталось.
• Работа с несколькими заведениями. В одном приложении можно переключаться между филиалами.
• Настройка отклонений. В веб‑офисе iiko можно настроить, какие именно расхождения допустимы.

Преимущества использования iikoInventory

Больше не нужно заполнять ведомости и вносить данные в бланки вручную. Приложение мобильной инвентаризации в Айко экономит время сотрудников и управляется централизованно. Система устроена так, что запустить инвентаризацию может только управляющий рестораном или менеджер из веб‑офиса.

Среди значимых преимуществ стоит отметить:

• Простой и понятный интерфейс. Встроенной пошаговой инструкции достаточно, чтобы сразу начать работу.
• Автономность. Приложение может работать автономно: в случае, если инвентаризация уже началась, а сигнал пропал, система сохранит данные до восстановления соединения.
• Долгая авторизация. Приложение запоминает пользователя на 2 недели: каждый раз дополнительно вводить логин и пароль не нужно.
• Безопасность. Менеджер может удалённо контролировать процесс, назначать роли сотрудников и блокировать учётные записи тех, кто уволился.
• Возможность распознавать товар по фото. Фотографии товаров подтягиваются из номенклатуры: если возникнут сомнения, можно сопоставить внешний вид товара с его фото в системе.

Как работает iikoInventory?

Установка и настройка

Чтобы начать работу с iikoInventory, сотрудник должен скачать приложение на свой смартфон. Есть версии и для iOS, и для Android: можно найти по названию или отсканировать QR‑код на сайте iiko. Приложение не занимает много места в памяти телефона и имеет низкие системные требования: можно использовать смартфоны старых моделей.

После установки потребуется регистрация. Это простой процесс, который занимает всего пару минут. Потребуется ввести доменное имя в Айко веб, а также логин и пароль от учётной записи. Если у сотрудника возникнут сложности с регистрацией, то уточнить данные для авторизации он может у менеджера кафе или ресторана.

После авторизации никаких дополнительных действий совершать не нужно. После того, как будет анонсирована инвентаризация в Айко, сотрудник увидит её в списке на главном экране.

Процесс инвентаризации в Айко

Пошаговая инструкция о том, как проводить инвентаризацию в iiko, больше не нужна, равно как и то, как создать бланк инвентаризации в Айко — большинство задач решается с помощью мобильного приложения. Оно работает только для подсчёта товаров на складе, создать и стартовать инвентаризацию нужно из интерфейса iikoOffice или, если заведения объединены в сеть, из iikoChain.

То, как создать инвентаризацию в Айко, знает менеджер заведения: для этого нужно будет заполнить поля (указать название, тип, склад, список позиций и пр.). Он также назначит сотрудников, ответственных за проведение процесса, и инвентаризация появится в мобильном приложении. Далее остаётся только нажать кнопку «Старт» в веб‑офисе iiko.

Если склад разбит на несколько зон хранения (например, хозяйственная зона, сыпучие продукты, холодильники и пр.), то сотрудник может самостоятельно выбрать зону, с которой начнёт работу. Если в инвентаризации принимают участие сразу несколько человек, это особенно удобно: каждая зона закрепляется за определённым сотрудником и блокируется в приложении для других. Если зонирования нет, то все товары будут в едином списке.

Пересчёт товаров можно вести любым удобным способом:

• Подряд — подходит, если товары не систематизированы или склад занимает небольшую площадь.
• Сканируя штрихкоды с помощью камеры смартфона. Если на товаре нет штрихкода, можно внести данные вручную (актуально для весовых продуктов).
• Через поиск по артикулу, наименованию или части названия.

Приложение подсказывает, сколько товаров осталось пересчитать: это помогает планировать время и оценивать степень загрузки сотрудников. После того, как все позиции будут проинвентаризированы, приложение укажет на расхождения, если они обнаружатся. Далее можно будет пересчитать нужные позиции ещё раз или завершить процесс вместе с расхождением. При необходимости менеджер знает, как в Айко обнулить инвентаризацию: нужно проставить значение «0» в нужных полях. Когда пересчёт в зоне хранения завершён, сотрудник может перейти на следующую свободную зону.

Всю инвентаризацию может закрыть только менеджер, который стартовал процесс пересчёта. После того, как инвентаризация закроется, она перестанет отображаться в смартфонах сотрудников.

Заключение

iikoInventory — простое и удобное приложение, которое помогает быстро проводить инвентаризацию на складах в ресторанах, кафе, кофейнях и других заведениях общепита. Система не требует подключения сканера или другого дополнительного оборудования, может работать автономно при уже начатой инвентаризации. iikoInventory — бесплатная программа, применение которой поможет предпринимателям сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором, а сотрудникам — быстро пересчитывать остатки на складах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Каковы системные требования для iikoInventory?

У смартфона должна быть рабочая камера. Если используется iOS, то версия операционной системы должна быть 13 или новее.

Можно ли использовать приложение без интернета?

Если инвентаризация уже началась, а интернет пропал, важно не закрывать приложение: после того, как сигнал появится, данные синхронизируются. Без подключения к сети начать инвентаризацию невозможно.

Как обеспечивается безопасность данных?

Менеджер может следить за тем, как проходит учёт товаров, назначать сотрудников на разные задачи. Например, оформить доступ можно на конкретную инвентаризацию или ко всем сразу (актуально для менеджеров). Также можно настроить уведомления, чтобы получать сообщения о разных событиях.