Какие ошибки чаще всего допускают при настройке IIKO в ресторанах

iiko — одна из самых популярных программ для оптимизации процессов в кафе, ресторанах, столовых, сетях фастфуда и других заведениях общепита. Она помогает вести учёт заказов, управлять запасами, анализировать показатели работы ресторана. Однако не все предприниматели знают, как правильно настроить iiko, чтобы она работала максимально эффективно, а также совершают ошибки, которые могут привести к потерям и штрафам. Расскажем о самых популярных ошибках при настройке iiko и дадим советы, как их избежать.

Неполный или неверный ввод данных

Чаще всего эту ошибку допускают при заполнении справочников. Так, например, легко пропустить процент потерь, заполняя техкарту блюда. Это в свою очередь влияет на конечный вес блюда и его калорийность.

Проблемы с настройкой складского учёта

При заполнении приходных накладных сотрудники могут перепутать склад, что может привести к недостаче или излишкам. На итог инвентаризации может повлиять ошибочно указанная базовая единица измерения (например, килограммы вместо штук). В ряде случаем неправильно настраивают и параметры учёта товаров: например, сроки годности, условия хранения или минимальные/максимальные остатки. Также могут быть некорректно настроены правила автоматического перемещения товаров между зонами или их автоматического списания при продаже. Это может привести к неправильному распределению товаров, ошибкам в учёте и снижению автоматизации работы склада. Всё это ведёт к потерям, проблемам при инвентаризации, путанице с характеристиками товаров.

Ошибки в настройке прав доступа

В программе iiko можно настроить правила, чтобы каждый сотрудник мог работать только в своей зоне. Это значит, что бармен не сможет менять меню, а повар не сможет управлять кассой. Программа назначает права для должностей: список возможностей можно сократить или расширить. Именно здесь кроется “подводный камень”: при ручной настройке прав легко случайно перепутать доступы для линейных и управляющих сотрудников. Это может привести к нарушениям работы ресторана и превышению полномочий со стороны персонала. Так, например, сотрудники с широкими полномочиями могут изменять данные в системе, что может привести к искажению информации, финансовым потерям или нарушению законодательства. В свою очередь, сотрудники с ограничениями в правах доступа могут столкнуться с трудностями при выполнении своих обязанностей, что замедлит работу ресторана и снизит качество обслуживания гостей.

Недостаточное внимание интеграциям

Игнорирование интеграций или их неверная настройка может привести к ряду проблем в работе ресторана. Некорректная настройка эквайринга может привести к тому, что клиенты не смогут оплатить заказ удобным для них способом. Несоответствие настроек онлайн-кассы требованиям законодательства может привести к штрафам со стороны контролирующих органов. Неправильная интеграция с бухгалтерией искажает финансовую отчётность и ведёт к ошибкам в расчётах. Неточность в системе доставки вызывают задержки при доставке заказов, что вредит репутации. И, конечно же, все ошибки требуют времени и ресурсов на исправление, что снижает общую эффективность заведения.

Подключение и настройка интеграций в системе iiko помогает обеспечить бесперебойную и эффективную работу предприятия, повысить уровень удовлетворённости клиентов и снизить риски, связанные с ошибками в учёте и расчётах.

Ошибки при настройке акций и программ лояльности

Если условия акций заданы некорректно, система может неверно рассчитывать размер скидок или бонусов для клиентов, что приведёт к недовольству гостей и потере прибыли. Также если несколько акций имеют пересекающиеся условия, система может некорректно применять их одновременно, что может вызвать путаницу. А если условия акций не учтены должным образом, система может формировать некорректные чеки, что ведёт к серьёзным проблемам. В итоге неверная настройка акций или программы лояльности может привести вместо прибыли к убыткам. А в самых сложных случая ещё и к техническим сбоям со стороны iiko.

Отсутствие проверки и обучения персонала

Если сотрудники не знают, как работать с iiko, то они могут тратить больше времени на выполнение рутинных задач, что замедляет общий рабочий процесс. Недостаток знаний может привести к ошибкам при вводе данных, оформлении заказов и других операциях. Чем больше ошибок и задержек — тем больше недовольных клиентов и тем меньше денег сможет заработать предприниматель. Поэтому обязательно нужно проверять уровень знаний сотрудников, которые будут работать с iiko, и вовремя повышать его. Часто люди могут не знать о всех возможностях iiko, которые могли бы упростить их работу и повысить эффективность.

Пренебрежение обновлениями и техподдержкой

Обновления устраняют баги, обеспечивая стабильную работу системы, а также добавляют полезные инструменты, улучшая взаимодействие с iiko. Новые версии оптимизируют производительность, делая работу более эффективной, закрывают уязвимости, защищая систему от атак. И, конечно, не стоит забывать, что старые версии со временем перестают поддерживаться и ограничивают возможности программы. А попытка решить проблему самостоятельно, без помощи квалифицированных сотрудников техподдержки, может и вовсе вывести систему из строя, а значит — и все процессы в ресторане.

Как избежать ошибок

Все перечисленные проблемы довольно просто решаются: достаточно тщательно провести первичную настройку iiko и следить за её обновлениями. Вот несколько простых советов, которые помогут избежать ошибок.

• При ведении складского учёта обращать внимание на единицы измерения и параметры учёта товаров. Это поможет проводить инвентаризацию без недостач и излишков.

• Настроить права доступа соответственно должностям сотрудников

• Провести все важные интеграции iiko: с бухгалтерской программой, онлайн-кассой, службой доставки, эквайрингом.

• При найме сотрудников проверять их уровень знания iiko и регулярно проводить обучающие семинары.

• Вовремя устанавливать обновления программы.

Корректные настройки iiko помогают сотрудникам быстро обслуживать гостей, вести учёт, проводить инвентаризацию, а ресторану — работать эффективно. Если у вас возникли сложности при настройке iiko, свяжитесь с нами: наши сотрудники проконсультируют вас и ответят на вопросы.