Какие отчёты нужны ресторану и кафе?

В бизнесе нельзя принимать решения, основываясь только на интуиции: целесообразность любого шага должны подтверждать цифры. Кроме бухгалтерской и налоговой отчётности, есть ещё и управленческая. Расскажем, какие отчёты бывают в ресторане, как правильно ими пользоваться и что можно сделать, чтобы все данные были под рукой 24/7.

Что такое управленческий учёт и зачем он нужен

Ведение учёта в ресторане — это способ сбора, обработки и анализа информации о том, как идут дела в ресторане. Он помогает руководству принимать важные решения, например, сколько нужно закупить продуктов или как лучше организовать работу.

Кроме того, организация учёта в ресторане помогает посчитать себестоимость всех позиций меню, проанализировать эффективность работы персонала, оценить рентабельность заведения и найти пути для повышения прибыли и оптимизации затрат.

Какие отчёты используются в ресторане

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ)

Этот отчёт ещё иногда называют PnL — от английских слов profit and loss, то есть «прибыль и убытки». Он показывает, сколько ресторан заработал и сколько потратил за определённый период времени, например месяц или год.

В нём отражаются доходы от продаж, то есть выручка, а также все расходы, связанные с деятельностью ресторана: затраты на продукты, аренду помещения, оплату труда сотрудников, коммунальные платежи и другие операционные расходы.

С помощью этого отчёта можно просчитать рентабельность заведения и определить срок, когда вложения в ресторан полностью окупятся. Обычно рестораторы создают такой отчёт раз в неделю.

Управленческий баланс

Назначение этого отчёта — в определённую дату показать ресторатору, в каком финансовом положении сейчас находится заведение. В нём указывают состояние активов и пассивов: размер долгов, прибыли и другие показатели.

Обычно такой отчёт составляется раз в месяц и анализируется вместе с отчётом о прибылях и убытках.

Отчёт о движении денежных средств (ДДС)

Отчёт показывает все поступления и платежи ресторана. В нём фиксируются денежные потоки: поступления от клиентов, выплаты поставщикам, зарплаты сотрудникам, платежи по кредитам и другие финансовые операции.

С помощью этого документа руководитель может отслеживать и анализировать движение денежных средств, выявлять источники доходов и направления расходов, оценивать финансовую устойчивость и планировать бюджет.

Отчёт строится каждую неделю и анализируется совместно с PnL и управленческим балансом.

Отчёт о продажах

Пожалуй, это самый популярный отчёт у всех рестораторов: он показывает, какова была выручка в заведении, какие блюда и напитки заказывали гости.

С помощью системы автоматизации iiko можно получить этот отчёт за любой период — день, неделю или любой другой. Полученные данные помогают увидеть, выполняет ли ресторан план продаж, какие блюда и напитки самые популярные у гостей.

В результате можно оптимизировать меню, скорректировать ценовую политику и улучшить обслуживание.

Отчёт о запасах и движении товаров

Отчёт содержит информацию о количестве товаров на складе в определённый момент времени, а также о движении товаров — поступлениях и расходах — за выбранный период.

В отчёте указывается, сколько товаров на складе было на начальную дату, сколько поступило за определённый период, когда и как происходили расходы и каковы запасы сейчас.

Документ помогает анализировать оборачиваемость товаров, выявлять неликвидные позиции и оптимизировать складские запасы.

ABC-анализ меню

С помощью iiko можно легко узнать, какие блюда в меню заказывают чаще всего, а какие — почти никогда; какие позиции приносят максимальную прибыль, а какие заставляют работать в убыток.

Система делит все позиции на три категории: А, В, С. В «зелёной» зоне блюда из категорий А и В: они занимают 95% от общих продаж и приносят прибыль. А вот те позиции, которые попали в категорию С, ресторану невыгодны.

Обычно такой отчёт составляют раз в квартал, но если в ресторане есть сезонное меню или недавно произошёл его пересмотр, можно выгружать отчёт за меньший срок.

ABC-анализ помогает оптимизировать ассортимент, быстро адаптировать меню к изменению спроса и планировать закупки.

Показатели управленческого учёта

Ключевые показатели эффективности (KPI)

KPI ресторана — это комплекс показателей, которые помогают оценить его эффективность. Чаще всего к ним относят средний чек, оборачиваемость столиков, процент загрузки заведения и коэффициент возврата гостей.

Для персонала устанавливаются отдельные KPI, которые могут быть как общими для всех, так и индивидуальными для каждого сотрудника.

Средний чек за любой период можно узнать с помощью программы автоматизации. Можно рассчитать показатель по количеству заказов или количеству гостей. Чем выше средний чек — тем лучше идут дела у ресторана.

Оборачиваемость столиков — это количество гостей, которые посетили ресторан за его рабочий день. Важно стремиться к тому, чтобы оборачиваемость была стабильно высокой, но при этом значение среднего чека не снижалось.

Посчитать, как часто гости возвращаются в ресторан, можно с помощью официантов: они должны спрашивать у гостей, бывали ли они в заведении раньше или пришли в первый раз. Ещё один способ — использовать программу лояльности.

Чтобы рассчитать коэффициент возврата, нужно разделить количество повторных посещений на общее количество посещений за нужный период и умножить на 100%.

Ещё один важный показатель — уровень удовлетворённости клиентов. Его можно измерить с помощью опросов и анкет, которые гости могут заполнить онлайн или в финале обслуживания.

Чтобы заинтересовать гостей и получить данные, можно печатать информацию об опросе на пречеке и предлагать скидку на следующий визит.

Контроль наценки и фудкост

Наценка позволяет определить, сколько ресторан может заработать на каждом блюде. Для этого устанавливают процент наценки, который покрывает расходы на приготовление блюда и приносит прибыль.

Контроль наценки помогает ресторану оптимизировать ценообразование и управлять доходами.

Важно не путать наценку с фудкостом: это показатель, который отражает себестоимость приготовленных блюд в процентах от выручки. Он помогает понять, сколько средств уходит на закупку продуктов по отношению к сумме, которую ресторан получает от гостей.

Показатель зависит ещё и от специфики заведения: в ресторанах значение может достигать 35%, а в кофейнях — 10–20%.

Автоматизация управленческого учёта в ресторане

Плюсы автоматизации

Главные преимущества использования профессиональных программ для управленческого учёта — высокая скорость обработки данных, доступ к информации 24/7, наглядные схемы всех процессов. Это позволяет принимать решения на основе точных цифр, а не догадок и гипотез.

• Меньше работы и больше времени. Автоматизация учёта помогает быстро собирать и анализировать данные, так что сотрудники могут больше времени уделять клиентам и улучшению качества обслуживания. Количество ошибок, которые могут возникнуть при ручном вводе данных, тоже уменьшается.
• Точные данные всегда под рукой. Автоматизированные системы дают точную и актуальную информацию о финансах, продажах и запасах всего за пару минут. Это помогает руководству принимать правильные решения на основе точных данных.
• Контроль за деньгами. Автоматизация учёта кафе позволяет следить за расходами в реальном времени и находить, где можно сэкономить. Это помогает тратить деньги более разумно и увеличивать прибыль.
• Высокая скорость принятия решений. Руководитель ресторана может быстрее получать нужную информацию и принимать более взвешенные решения. Это помогает сделать ресторан более конкурентоспособным.

Программное обеспечение для учёта

Одна из самых популярных систем учёта для кафе и ресторанов — iiko. С помощью неё можно получать важные управленческие отчёты: данные о продажах, запасах, движении средств, контролировать фудкост и анализировать позиции блюд по их рентабельности.

Это универсальная программа, которая помогает владельцу бизнеса быстро получать необходимые сведения и выстраивать грамотную систему управленческих решений.

Часто задаваемые вопросы

Кто может пользоваться управленческими отчётами?

Отчёты полезны для владельца бизнеса, финансового директора и управляющего ресторана.

Кто ведёт управленческую отчётность?

В малом и среднем бизнесе отчёты формирует владелец бизнеса или финансовый менеджер. С помощью систем автоматизации — например, iiko — это можно сделать быстро и за любой период.

Бухгалтерский и налоговый учёт кафе или ресторана создаёт главный бухгалтер.

Какие ошибки совершаются при составлении управленческой отчётности?

Отчётность не стоит снимать чаще рекомендованных периодов: чем больше данных, тем точнее будут цифры. Также рекомендуется определить единую дату закрытия отчётного периода, чтобы получать корректные данные.