Как открыть кофейню с нуля

Рынок кофеен — один из самых быстрорастущих в общепите: каждый год количество точек, где продают горячий напиток, увеличивается на 10-15%. Привычка пить кофе прочно устоялась среди россиян и в городах-миллионниках, и в провинции: в год каждый житель выпивает около 300 чашек кофе. Расскажем, какие шаги нужно преодолеть тем, кто решил открыть свою кофейню, как профессиональное ПО для автоматизации может улучшить ключевые бизнес-показатели и сколько займёт выход на полную окупаемость.

Выгодно ли открывать кофейный бизнес в 2025 году

По подсчётам Росстата, в России сейчас около 20 тысяч кофеен, среди которых и привычные заведения со столиками, и островки в торговых центрах, и “окошки”, где продают напиток только навынос, и даже мобильные кофейни. Прогнозы экспертов для отрасли самые позитивные: кофейни неизменно будут популярны и в любом регионе, особенно те, что предлагают напитки с собой. Всё, что нужно для открытия заведения — первичный капитал (обычно не более 2 млн рублей), бизнес-план, удачная локация и концепция.

Кофейни отличаются быстрой окупаемостью и сравнительно простым входом на рынок: многие эксперты отмечают, что отбить затраты можно уже через год и даже выйти на маржу 30-35%. Однако любой владелец кофейни скажет, что ускорить окупаемость и повысить прибыльность бизнеса поможет автоматизация, причем внедрять её надо сразу при открытии кофейни. Так, например, использование профессионального ПО для общепита iiko позволит ускорить обслуживание гостей, вести учёт и контролировать склад: все это увеличивает шансы на прибыльность кофейни.

Пошаговый план открытия кофейни

Между идеей и успешным результатом — множество шагов, которые пройти бывает не так уж и просто. Мы подготовили подробный план, который поможет избежать ошибок и сэкономить деньги тем, кто решил открыть кофейню. Конечно, каждый случай уникален, но есть базовые этапы, которые проходит каждый предприниматель.

Шаг 1: Концепция и формат

Концепция — это та самая идея, которая будет отличать вашу кофейню от остальных. Можно сделать ставку на скорость обслуживания или на уникальные зёрна, именитых бариста или просто готовить только авторские напитки с необычными ингредиентами и названиями. Оформляя концепцию, нужно учитывать не только уникальное торговое предложение, но и целевую аудиторию, атмосферу в заведении и даже эмоции, которые будут испытывать гости во время визитов в кофейню. Если концепции нет, то можно приобрести франшизу. Высокая узнаваемость бренда не потребует затрат на рекламу, а устоявшиеся стандарты и требования к франчайзи дадут поддержку на старте. Однако при выборе франшизы нужно внимательно изучать условия: порой выплаты франчайзерам съедают почти всю прибыль.

Что касается форматов, то сейчас на рынке их три: кофе-пойнт (микроточка), мини-кофейня и классическая кофейня с обслуживанием у столиков. Особняком стоят передвижные кофейни-фудтраки и вендинговые аппараты.

• Кофе-пойнты, как правило, работают только навынос: здесь нет столиков или барной стойки. Главное условие успеха — высокая скорость обслуживания и удачное расположение. Часто кофе-пойнты находятся рядом с остановками общественного транспорта, в торговых и бизнес-центрах, на вокзалах и в аэропортах. Кофе-пойнт не требует от бизнесмена больших вложений, но и на большую прибыль рассчитывать не приходится.

• Мини-кофейни — это небольшие по площади точки, где есть места со столиками (обычно не больше 6). Такие заведения обслуживают и у столиков, и навынос, а кроме кофе готовы предложить закуски и десерты. Мини-кофейни — это “островки” в торговых центрах, в зоне фудкорта, в бизнес-центрах или отдельные помещения рядом с остановками общественного транспорта. Выручка в таких заведениях выше, чем в кофе-пойнтах, но и затраты на них тоже больше.

• Классическая кофейня — это отдельное помещение (чаще всего на первом этаже здания) с обслуживанием у столиков (от 10 до 50) и навынос. Кроме кофе, гости могут заказать полноценный завтрак, обед или ужин, десерты, алкогольные и безалкогольные напитки. По сути, такие кофейни не отличаются от обычного кафе, разве что акцент сделан на кофейных напитках. Прибыльность классической кофейни сильно зависит от удачного расположения, а при открытии заведение требует существенных вложений.

Кстати, система учёта едина для всех форматов кофеен: понадобится следить за складом, контролировать выручку, сдавать отчётность. В этом помогает специальное ПО для общепита. Например, iiko известен своей универсальностью: у программы есть тарифы и для микроточек (кофе-пойтов), и для большой кофейни.

Шаг 2: Анализ ЦА

Ещё на этапе создания концепции кофейни нужно подумать, кто будет среди гостей. Не нужно слишком сужать аудиторию, кофейня должна быть универсальной. Чаще всего точно представить аудиторию помогает расположение будущей кофейни. Например, расположение рядом с образовательными учреждениями, остановками общественного транспорта, достопримечательностями поможет увидеть примерный портрет будущего гостя и выстроить меню и ценовую политику максимально привлекательно для него.

Гостей мало привлечь, их нужно удержать и по возможности сделать постоянными. Разработайте программу лояльности: систему баллов, подарков и акций. Постепенно соберётся база клиентов, для которой можно будет создавать индивидуальные предложения. В iiko можно управлять программой лояльности: начислять и списывать баллы, использовать подарочные купоны, акции и другие инструменты.

Шаг 3: Бизнес-план

Пожалуй, это самый сложный этап в открытии кофейни: именно здесь совершаются роковые ошибки, которые губят все шансы на успех заведения. Чем более подробным и продуманным будет бизнес-план, чем больше рисков вы увидите и подготовитесь к ним — тем меньше будет издержек и затруднений.

Бизнес-план включает в себя анализ целевой аудитории и рынка, концепцию заведения, финансовые расчёты (включая ремонт, оборудование, сырьё и другие), визуализацию помещения и фирменного стиля. Также в него включают ассортимент напитков и блюд, рекламную кампанию и оценку рисков. Бизнес-план помогает приблизительно представить, какие затраты понадобятся на первом этапе, а также размер подушки безопасности. В финансовые расчёты нужно включить закупку оборудования и сырья, а также программ для автоматизации. В iiko гибкая система тарифов: на старте можно начать с базового функционала, а по мере роста бизнеса и его потребностей масштабироваться.

Шаг 4: Регистрация бизнеса и выбор правовой формы

При регистрации бизнеса владельцы кофейни чаще всего решают стать индивидуальными предпринимателями. У этой правовой формы много плюсов: зарегистрироваться можно быстро и даже онлайн, расходы на оформление меньше, чем с ООО, отчётность проще, а налоги ниже. Кстати, система налогообложения может быть разной, обычно выбирают общую или упрощёнку.

При регистрации нужно будет выбрать коды видов экономической деятельности. Обычно для кофейни это 56.10.21 или 56.10.1. Ещё потребуется счёт в банке, постановка на учёт в пенсионном фонде и СФР, разрешения МЧС и Роспотребнадзора (санитарное). Об этом мы расскажем ниже.

Шаг 5: Поиск и обустройство помещения

Прибыльность кофейни напрямую зависит от количества посетителей. Поэтому к выбору места для заведения нужно подойти со всей ответственностью: изучить конкурентов в округе, какие учреждения и предприятия находятся рядом, замерить трафик. Идеальный вариант — рядом с остановками транспорта, в торговом или бизнес-центре, на пути постоянного маршрута людей. Например, рядом с колледжем или университетом, станцией метро, автобусной остановкой. В торговом центре тоже не всё так просто: из-за огромных площадей до вашей кофейни люди могут просто не дойти. Трафик лучше замерять в разное время суток во все дни недели: это поможет не только оценить количество потенциальных гостей, но и планировать закупки. В iiko есть устроенные отчёты, а модуль для управления сетью кофеен Iikochain в Айко помогает анализировать эффективность торговой точки по главным бизнес-показателям.

Ещё важно, чтобы помещение отвечало требованиям санитарной службы и МЧС: именно поэтому лучше исключить подвалы и цокольные этажи. В таких помещениях часто есть проблемы с освещением и вытяжкой. А пожарная служба будет внимательно оценивать пути эвакуации людей из помещения, наличие средств спасения и пожаротушения.

При выборе помещения обращайте внимание не только на арендную ставку, но и на “соседей”, состояние канализации и электрики, наличие парковочных мест.

Шаг 6: Закупка оборудования и сырья

Список оборудования, которое понадобится закупить перед открытием, зависит от формата кофейни. Но есть техника, без которой работать будет невозможно:

• кофемашина и аппарат для помола зерна

• холодильник для хранения молока и сливок, воды и лимонадов

• морозильник для льда

• миксер или блендер для смешивания напитков

• онлайн-касса и сканер штрихкода

• программа автоматизации для контроля склада, заказов, финансового учёта. iiko позволяет принимать заказы, видеть остатки на складе, работать с номенклатурой, программой лояльности и вести финансовый учёт.

В небольших кофейнях, которые кроме кофе продают закуски или десерты, также понадобится микроволновая печь и кондитерская витрина. Если в заведении будет вестись обслуживание за столиками, то понадобится мебель, посуда и посудомоечная машина. И, конечно, множество расходников: от стаканчиков до салфеток.

Кофейные зёрна — главное сырьё для кофейни. Обычно покупают уже обжаренные зёрна, так как вести самостоятельную обжарку — дело сложное и затратное. Также понадобятся молоко и сливки, сахар, сиропы и специи для создания кофейных напитков

Шаг 7: Подбор и обучение персонала

Количество персонала тоже зависит от формата заведения. В кофе-пойнтах хватит двух сменных бариста, в мини-кофейнях — 3-6, в больших кофейнях — бармен, бариста, официанты, менеджер, повар, посудомойщик и уборщик. Для управления кофейней нужен будет бухгалтер, однако если уверены в своих силах и компетенциях, можете сами совмещать работу управленца и бухгалтера.

Подбор персонала должен быть тщательным, особенно это касается бариста. Обратите внимание не только на опыт работы и знание технологии приготовления напитков, но и на soft skills: доброжелательность, коммуникабельность, способность решать конфликтные ситуации. Как бы ни был хорош ваш кофе, угрюмый и грубый бариста сведёт на нет все усилия по продвижению кофейни. Также важно, чтобы сотрудники умели работать с кассой и интерфейсом программы для общепита. В iiko интуитивно понятный интерфейс, который не требует дополнительного обучения: справится даже тот, кто работает в первый раз.

Шаг 8: Разработка меню

Меню выстраивается на основе концепции и анализа требований аудитории. Обычно в кофейное меню включают кофейную классику и авторские напитки. Иногда есть “альтернатива” по способу заваривания напитка: пуровер, кемекс, аэропресс и другие. Хорошо, если у гостя будет возможность выбрать из видов молока: коровьего, миндального, кокосового и других.

Кроме кофе небольшие кофейни предлагают десерты и закуски: сэндвичи, бутерброды, выпечку. В классических заведениях с обслуживанием за столиком может быть не одно, а несколько меню: для завтрака, сезонное, основное, барное и другие.

Для удобства работы и повышения скорости обслуживания лучше использовать профессиональное ПО, которое позволяет сотрудникам быстро формировать заказ в системе. iiko позволяет работать с номенклатурой, вести техкарты блюд, а также выстраивать позиции оптимальным образом в пользовательском интерфейсе. А ещё с помощью этой программы можно быстро добавлять новинки и отслеживать популярность позиций: какие пользуются спросом, а какие пора убирать из меню.

Шаг 9: Уведомление Роспотребнадзора и обеспечение безопасности

Перед открытием нужно отправить в Роспотребнадзор уведомление о готовности выйти на рынок. Это можно сделать онлайн, процесс не занимает много времени. Нужно указать коды ОКВЭД, данные заведения и дату открытия, а затем подписать заявление с помощью УКЭП. Игнорировать шаг нельзя: ИП рискуют получить штраф до 5 тысяч рублей, ООО — до 20 тысяч рублей.

В больших кофейнях понадобится пожарная сигнализация, огнетушители, охранная сигнализация, контракт на вывоз мусора, дератизацию и дезинсекцию. У всех сотрудников должна быть санкнижка. В кофейне нужно разместить уголок потребителя, где будут лицензии, сертификаты, жалобная книга и другие документы.

И, конечно, зарегистрируйте онлайн-кассу в налоговой, а если будете работать с маркированными товарами (например, бутилированной водой) — получите регистрацию в Честном знаке.

Шаг 10: Маркетинг и продвижение

Продвигать заведение можно онлайн и офлайн. Офлайн-активности — торжественное открытие кофейни, флаеры, дегустации. Онлайн — ведение страниц кофейни в соцсетях и мессенджерах, на сервисах карт, контекстная реклама. Разработайте программу лояльности — например, с накопительной системой баллов, делайте скидки за повторное посещение, дарите напитки за отзыв на картах. Управлять программой лояльности удобно с помощью специализированного ПО: в iiko есть возможность поддерживать CRM, бонусные программы и акции. Система поможет узнавать гостей и делать им индивидуальные предложения.

Финансовые затраты и окупаемость

Самый животрепещущий вопрос, который волнует тех, кто планирует открыть свою кофейню — сколько денег понадобится на открытие и как скоро заведение выйдет на окупаемость. Каждый случай индивидуален, так как эти показатели зависят от множества факторов: от региона России до тонкостей меню. Однако средние цифры представить можно.

Сколько стоит открыть кофейню

В стоимость открытия входит аренда и ремонт помещения, затраты на регистрацию бизнеса, покупка оборудования, расходников и сырья, продвижение заведения, зарплата сотрудников, коммунальные платежи. Некоторые затраты можно уменьшить, если выбрать формат кофе-пойнта: не нужно тратиться на посуду, ремонт помещения и наём большого штата. Сэкономить поможет и выбор оптимального тарифа для программы автоматизации: например, в iiko есть специальный тариф для небольших заведений, который оплачивается по принципу подписки.

Для открытия кофе-пойта хватит начального капитала в 500-700 тысяч рублей. Открыть мини-кофейню будет стоить дороже: от 1,5 млн рублей. А большие кофейни в отдельном помещении потребуют вливаний до 5 млн рублей.

Прибыль и окупаемость

Окупаемость кофейни обычно считают в чашках кофе: расчёт позволяет увидеть, сколько чашек в день нужно продавать, чтобы окупить затраты за определённый период. Скорость окупаемости зависит от расположения заведения, его формата, меню, ценовой политики и других факторов. В среднем выйти на самоокупаемость кофейням удаётся через 8-12 месяцев работы, некоторым заведениям может потребоваться и два года. Ускорить окупаемость позволит внимательное изучение аналитики работы заведения: каков размер среднего чека, в какие часы больше всего гостей, какие позиции самые популярные. Узнать всё это можно с помощью отчётов в iiko: владелец бизнеса может получить аналитику за любой период в любое время.

Частые ошибки

Список ошибок, которые совершают предприниматели:

• неудачное расположение вследствие неправильно подсчитанного трафика

• плохое сырьё и некачественные кофемашины

• невнимательный подбор персонала

• слишком большое или слишком короткое меню

• экономия на автоматизации

Последний пункт начинающие бизнесмены игнорируют чаще всего: поначалу кажется, что вести учёт можно и в таблице Excel, а на складе не так уж и много позиций, чтобы что-то потерять. Однако уже спустя месяц работы в процессах начинается хаос, при инвентаризации выявляются недостачи, а половина напитков оказывается в стоп-листе из-за накладок с закупками. iiko позволит избежать этих проблем: склад всегда будет под контролем, посчитать зарплату сотрудников можно будет за пару кликов, а инвентаризация будет проходить гораздо быстрее.

ПО для автоматизации кофейни

Для работы кофейне понадобится онлайн-касса, денежный ящик, сканер штрихкода для работы с маркированной продукцией, принтер чеков, микроточные весы и программа для автоматизации. Оптимальным вариантом будет iiko: в тарифной сетке есть предложения и для микробизнеса, и для среднего.

Подробнее о тарифах IIKO здесь:

https://prowizard.store/services/avtomatizatsiya-obschepita-iiko/

Тариф Mini подойдёт для маленьких точек по продаже кофе и мобильных кофеен. С помощью программы можно принимать заказы, управлять программой лояльности, вести учёт и склад, видеть статистику работы заведения и главные бизнес-показатели. Для кофеен побольше подойдёт тариф Start: он включает все возможности Mini, плюс позволяет управлять сетью заведений. Тариф Pro подойдёт для управления сетью кофеен или большим заведением, которое не только обслуживает гостей у столиков и навынос, но и работает на доставку. Это оптимальный тариф для кофеен, где есть большое меню кухни: возможности упрощают обслуживание гостей, ускоряют работу персонала, избавляя сотрудников от рутинных операций и позволяют контролировать персонал, склад и важные бизнес-показатели.

Наша компания занимается автоматизацией общепита уже не первый десяток лет. Мы предлагаем только надёжные и проверенные решения, которые успели оценить тысячи наших клиентов. При заключении проектного договора в ГК «Визард» действует акция — 50% скидка на услуги автоматизации