Автоматизация фулфилмента: как ускорить обработку заказов и снизить затраты

Фулфилмент в 2025 году — не роскошь, а средство конкурентной борьбы для тех, кто работает с маркетплейсами. Он помогает ускорить сбор заказов и их отправку покупателям, следить за состоянием склада и анализировать множество показателей, связанных с заказами. Расскажем, как перейти с ручного фулфилмента на автоматический, как подобрать систему и каких ошибок важно избежать.

Что такое фулфилмент и зачем его автоматизировать

Фулфилментом называют процесс работы с заказами (например, из маркетплейсов или собственного интернет-магазина). В него входит весь цикл работы: от поступления товара на склад до его отправки покупателю. Делать это можно вручную или автоматически. Ручной фулфилмент — это дорого и медленно из-за необходимости выполнения большого объёма рутинных операций вручную. Он занимает много времени, увеличивает риск ошибок из-за человеческого фактора и уменьшает скорость сборки заказов. Именно поэтому важно автоматизировать процессы: это можно сделать и внутри компании, и с помощью оператора фулфилмента.

Вот что можно автоматизировать в фулфилменте:

• принимать товары на склад и хранить их;
• собирать заказы и готовить их к отправке;
• следить за запасами;
• составлять отчёты.

Услугами фулфилмента могут воспользоваться не только представители среднего, но и малого, и даже микробизнеса, работающие с маркетплейсами. Автоматизация — важный процесс, который экономит время и ресурсы компании.

Типичные проблемы фулфилмента без автоматизации

Ошибки в сборке и комплектации. При ручном фулфилменте существует риск ошибок при сборе и комплектации заказов. Например, сотрудники могут перепутать товары, взять не то количество позиций или добавить в заказ лишние предметы. А это уже влечёт работу с возвратами, компенсации и потерю рейтинга на маркетплейсе.

Потери из-за неактуальных остатков. Без автоматизации сложно отслеживать ситуацию с актуальными остатками. Сотрудники могут не всегда своевременно обновлять информацию о наличии товаров, что приводит к ситуациям, когда заказанный товар фактически отсутствует на складе.

Длительные сроки обработки заказов. Ручной фулфилмент требует больше времени на обработку каждого заказа по сравнению с автоматизированными системами. Сотрудники могут тратить много времени на поиск товаров, их сбор и упаковку. Это приводит к увеличению сроков доставки и снижению эффективности работы склада.

Высокая зависимость от человеческого фактора. При отсутствии автоматизации процессы фулфилмента зависят от навыков и внимательности сотрудников. Ошибки и усталость персонала могут негативно сказаться на качестве работы. Кроме того, человеческий фактор может привести к задержкам в обработке заказов из-за болезней сотрудников, их отпусков или других непредвиденных обстоятельств.

Сложности с масштабированием. При ручном фулфилменте сложно быстро масштабировать процессы под растущий объём заказов. Добавление новых сотрудников или расширение складских площадей требует времени и ресурсов. Автоматизированные системы помогут быстро и гибко реагировать на любые изменения.

Как работает автоматизированный фулфилмент: схема процессов

• Интеграция с маркетплейсами и интернет-магазином. Система связывается с платформами, где продаются товары (маркетплейсы и интернет-магазины). Информация, что появился новый заказ, будет автоматически загружаться в фулфилмент.
• Автоматическое распределение заказов. Алгоритмы учитывают местоположение товаров на складе, сколько их, устанавливает приоритет доставки и другие параметры.
• Контроль остатков в режиме реального времени. Вы всегда сможете увидеть, сколько товаров сейчас на складе и оперативно обновлять информацию. Это поможет отвечать на спрос и планировать закупки.
• Автоматическая маркировка и учёт всех этапов. С помощью идентификатора можно увидеть, на каком этапе находится товар. Маркировка фиксирует все этапы их обработки: от приёмки на склад до отправки клиенту.
• Быстрое формирование отгрузочных документов. Накладные, счета-фактуры и другие документы будут создаваться автоматически: быстро и без ошибок.
• Аналитика и прогнозирование. Система будет анализировать информацию о товарах, ихпопулярности, сезонности, запасах на складе, скорости обработки заказов и другие параметры. Это поможет чутко реагировать на спрос, вовремя пополнять запасы товара.

Какие системы отвечают за автоматизацию фулфилмента

Автоматизировать фулфилмент можно с помощью разных систем.

WMS помогает автоматизировать хранение товаров на складе и учитывать их перемещение. С её помощью можно быстрее размещать товары, собирать заказы и проводить инвентаризацию. А ещё WMS можно интегрировать с CRM и другими системами.

OMS автоматизирует работу с заказами. С помощью этой системы можно собрать воедино заказы, поступающие из разных каналов и оперативно формировать их выполнение.

TMS помогает управлять доставкой. Система подсказывает оптимальные маршруты, рассчитывает затраты, отслеживает, когда и какие заказы были доставлены.

CRM — инструмент маркетолога, который помогает управлять рекламными кампаниями, собирать и анализировать данные о клиентах. Её часто используют с ERP, чтобы создать единую среду учёта: последняя помогает работать с финансами и видеть бизнес-показатели.

Платформы для интеграции с маркетплейсами. С каждым маркетплейсом можно установить связь через API, чтобы обмениваться данными и оперативно обновлять информацию о товарах. API-коннекторы легко можно связать почти со всеми вышеперечисленными системами.

Как выбрать систему автоматизации фулфилмента

Оценка объёмов и специфики товаров.

• Определите типы товаров, которые вы будете обрабатывать: их размер, вес, количество и другие характеристики. Оцените объёмы заказов: количество заказов в день, неделю, месяц.
• Учитывайте требования к хранению и обработке специфических товаров (например, хрупкие или скоропортящиеся товары). Рассмотрите частоту и сложность операций, которые необходимо автоматизировать (например, комплектация заказов, маркировка, упаковка).
• Интеграция с существующими каналами продаж (маркетплейсы, сайт, CRM):
• Убедитесь, что система поддерживает интеграцию с вашими текущими каналами продаж (маркетплейсами, интернет-магазинами, CRM-системами). Проверьте наличие API или других механизмов для интеграции.
• Уточните, какие данные система может передавать между каналами (например, информацию о заказах, остатках товаров). Протестируйте интеграцию на примере небольших операций.

Гибкость программы

• Проверьте, можно ли кастомизировать систему под ваши специфические требования (например, изменить алгоритмы распределения заказов, добавить новые этапы обработки).
• Уточните, есть ли возможность расширения функционала системы в будущем. Рассмотрите наличие обучающих материалов, документации и поддержки для самостоятельной настройки системы.

Уровень технической поддержки и адаптации

• Узнайте, как работает техподдержка, а также можно ли адаптировать систему под изменения в бизнес-процессах (например, при изменении ассортимента товаров, каналов продаж).
• Почитайте отзывы пользователей о качестве технической поддержки и обновлений системы. Уточните условия обновлений и исправлений ошибок.

Стоимость

• Сравните стоимость SaaS-решений и индивидуальной разработки системы. Учитывайте не только первоначальные затраты, но и расходы на обслуживание и установку обновлений.
• Оцените соотношение цены и качества: сравните предлагаемые функции и возможности с затратами. Рассмотрите возможность тестирования бесплатных или демо-версий систем перед покупкой.

Преимущества автоматизации для бизнеса

Ускорение обработки заказов. Время, которое тратится на рутинные задачи, значительно сокращается. Приём товара на склад, обработка и сбор заказов ускоряются в несколько раз.

Снижение затрат на персонал и обработку ошибок. Задачи, которые раньше выполняли люди, теперь можно сделать с помощью автоматизации. Ошибок, которые совершались из-за невнимательности или усталости, будет значительно меньше.

Минимизация возвратов за счёт правильной комплектации. WMS помогает оптимизировать процесс комплектации заказов, сокращая ошибки при подборе товаров. Возвратов будет меньше, а значит, меньше и компенсаций, штрафов и риска потерять рейтинг на маркетплейсе.

Лёгкое масштабирование при росте заказов. Система растёт вместе с вашим бизнесом, при этом не требуя дополнительных затрат на обучение персонала или расширение инфраструктуры.

Прозрачная аналитика и контроль всех операций. Любые данные об обработке заказов всегда будут под рукой. Можно исследовать эффективность работы, определять точки роста и оптимизировать процессы.

Практическая инструкция: как внедрить автоматизацию фулфилмента шаг за шагом

Шаг 1: Аудит текущих процессов

1.1. Определите все этапы обработки заказов: от получения заказа до его доставки клиенту.

1.2. Изучите, какие операции выполняются вручную, а какие — автоматически.

1.3. Оцените время, затрачиваемое на каждый этап, и выявите узкие места.

1.4. Соберите данные о типах товаров, их размерах, весе и других характеристиках. Проанализируйте, какие товары требуют особого подхода при обработке (например, хрупкие или скоропортящиеся).

1.5. Определите, какие информационные системы уже используются (например, CRM, ERP), и как они интегрированы между собой.

Шаг 2: Формулировка задач

2.1. Сформулируйте список функций и возможностей, которые необходимы для автоматизации процессов.

2.2. Определите , как будет проводиться интеграция с маркетплейсами или вашим интернет-магазином. 2.3. Уточните требования к обработке специфических товаров.

2.4. Рассмотрите необходимость дополнительных функций, таких как управление складом, комплектация заказов, маркировка, упаковка и т. д.

2.5. Определите требования к гибкости системы: возможность кастомизации под ваш бизнес, расширения функционала в будущем.

2.6. Установите требования к уровню технической поддержки и адаптации системы.

Шаг 3: Выбор подрядчика или платформы

3.1. Изучите рынок поставщиков систем автоматизации фулфилмента.

3.2. Сравните предложения разных поставщиков по функциям, стоимости, условиям предоставления технической поддержки и другим критериям.

3.3. Проконсультируйтесь с экспертами в области автоматизации фулфилмента, чтобы получить рекомендации по выбору поставщика.

Шаг 4: Пилотный запуск и полная автоматизация

4.1. Составьте план, определите временные рамки и какие процессы нужно автоматизировать на каждом этапе.

4.2. Определите, какие процессы будут автоматизированы на каждом этапе.

4.3. Пилотный запуск: внедрите систему на ограниченном участке. Протестируйте её на примере небольших операций.

4.4. Если пилотный запуск был успешным, масштабируйте результаты на все бизнес-процессы с заказами. Если нет — исправьте ошибки. Полная автоматизация: Расширьте использование системы на все процессы обработки заказов.

Шаг 5: Обучение команды

Проведите обучение работников, которые будут взаимодействовать с системой, организуйте практические занятия и тестирование.

Шаг 6: Регулярный мониторинг работы

6.1. Установите систему мониторинга

6.2. Определите KPI

6.3. Обрабатывайте данные и корректируйте систему под требования бизнеса.

Ошибки при автоматизации фулфилмента и как их избежать

Автоматизация «ради галочки» без учёта реальных процессов. Это происходит, когда игнорируется аудит и выявление проблемных мест. Важно провести тщательный аудит всех этапов обработки заказов, включая рутинные и автоматизированные операции. Требования к автоматизации нужно выстраивать только на основе аудита.

Отсутствие чёткой системы интеграций. Недостаточная проработка деталей ведёт к путанице, потере времени и средств. Заранее узнайте об особенностях интеграции новой системы с теми, что уже применяются в бизнесе.

Игнорирование специфики взаимодействия с маркетплейсами. У каждого маркетплейса свои требования, которые нужно внимательно изучить. Порой важнее подобрать систему автоматизации именно под маркетплейс, с которым вы чаще всего работаете.

Недооценка важности аналитики. Система мониторинга для отслеживания автоматизационных процессов поможет эффективно использовать ресурсы, находить тенденции к изменениям и оптимизировать процессы.

Заключение

Автоматизация фулфилмента — это не модный тренд, а стратегическая необходимость современного бизнеса. Если продолжить работать по-старинке, конкуренты оставят вас далеко позади: на их стороне будет высокая скорость обработки заказов, малое количество ошибок, экономия средств на ручном труде и инструменты для определения слабых мест в системе. Получить эти конкурентные преимущества можно с помощью фулфилмента. В 2025 году, когда рынок маркетплейсов стремительно растёт, важно использовать все средства в борьбе за клиентов. Если ваш бизнес представлен на маркетплейсе и вы до сих пор формируете заказы руками — обратитесь к нашим специалистами, чтобы получить консультацию об автоматизации фулфилмента.